Pamela Robert

pamroberts@blueyonder.co.uk

PedroMorais

morais@kde.org

Tradução Como o resto do &kde;, o &kspread; é altamente configurável, o que poderá causar alguns problemas para os leitores tentarem comparar o texto de um documento como este com o que eles vêem na versão do &kspread; a correr no ecrã deles. Para cortar algumas das funcionalidades para reduzir a confusão, sugere-se que você primeiro comece a usar o &kspread; e defina as opções por omissão em todas as páginas da janela de configuração do &kspread; (obtida se seleccionar a opção ConfiguraçãoConfigurar o &kspread;...) excepto o Modo de completação: da página Diversos, que deverá ser igual a Nenhuma. Você também poderá achar útil activar as Dicas das Ferramentas no &kcontrolcenter; na janela Aparência & TemasEstilo, na página Estilo. Esta secção tenta explicar, com exemplos, o que é que um programa de folha de cálculo como o &kspread; faz de facto, e porque é que é uma ferramenta tão útil onde você tenha de lidar com números. Se você já usou um programa de folha de cálculo, você poderá querer passar à próxima secção. A primeira coisa a fazer é iniciar o &kspread;. Você poderá fazê-lo se carregar com o botão esquerdo num ícone do &kspread; se existir algum no seu painel ou no ecrã, ou poderá seleccionar Escritório&kspread; do menu K. O &kspread; na primeira execução Quando tiver iniciado, você terá a opção de criar um novo documento a partir de um modelo, abrir um documento existente ou recente ou iniciar com um documento vazio. Seleccione a página Criar um Documento, depois seleccione a categoria Geral à esquerda e escolha o modelo Folha de Trabalho em Branco. Carregue depois no botão OK. Se olhar para o &kspread;, logo depois de arrancar, você irá ver uma tabela com células rectangulares vazias, organizadas em linhas com números e colunas com letras. Aqui é onde você introduz os dados, fórmulas, texto ou gráficos. Imagem inicial 1 Agora, indique o texto e os valores mostrados nas 5 primeiras linhas da imagem acima nas mesmas células da sua folha de cálculo. Ignore o que está na linha 7 de momento. Para escrever qualquer coisa numa célula, primeiro seleccione-a com o botão esquerdo do rato, escreva o que desejar e carregue em Enter ou use as teclas dos cursores para mudar o ponto da selecção para outra célula. O que foi aqui introduzido foi apenas um simples orçamento para os próximos dois meses, indicando o que se pensa gastar para Comida, Mesa, Roupas e Outras despesas. Agora seleccione a célula B7 (coluna B e linha 7), escreva =B2+B3+B4+B5 e carregue em Enter. Dado que começa com um símbolo de =, o &kspread; vê isto como uma fórmula, algo que tem de calcular - neste caso, adicionar em conjunto os valores das 4 células de B2 a B5 -, e o que é mostrado na célula B7 é o resultado desse cálculo. Você poderá indicar uma fórmula semelhante na célula C7, só que neste caso teria a fórmula =C2+C3+C4+C5, se bem que existe uma forma mais simples que é copiar a célula B7 para a C7. O &kspread; irá ajustar automaticamente as referências de células de B.. para C.. quando a Colagem terminar. A esta altura você poderá achar que o &kspread; não faz mais do que você conseguiria fazer com um papel, lápis e uma máquina de calcular, e até pode ter razão, mas lembre-se que isto é um exemplo muito pequeno de uma folha de cálculo, que faz apenas simples cálculos com alguns números. Para uma tabela de número razoável de valores, a utilização de uma folha de cálculo para fazer as contas é muito mais rápido e preciso do que se as fazer manualmente. Do mesmo modo, uma folha de cálculo permite-lhe executar o jogo do E se?. Dado que cada fórmula é calculada de novo sempre que você alterar algum dos valores que ele referencia, você poderá ver o que acontece se você alterar algum deles. Se usar o nosso exemplo, você poderá ver o efeito de reduzir a quantidade gasta em comida em Dezembro, indicando um novo valor na célula C2. Se você tivesse uma folha de cálculo que modelasse o efeito de estufa com precisão, você poderia ver talvez o efeito de uma redução de 50 por cento na quantidade de metano lançada para a atmosfera. Você poderá seleccionar uma única célula ou uma área rectangular de células na folha de cálculo. As células seleccionadas são mostradas com um contorno preto mais grosso. Carregando com o botão esquerdo nela indicando a referência da célula (por exemplo B5) no campo de referência de células da barra de Fórmulas e carregue em Enter usando a opção do menu Ver Ir para Célula... Você poderá sempre andar pela folha de cálculo com as teclas dos cursores. Se carregar na tecla Enter irá mover a selecção actual uma posição para cima, baixo, esquerda ou direita, dependendo da configuração da página Diversos da janela de configuração do &kspread;. Se você mantiver a tecla &Shift; carregada enquanto usa as teclas dos cursores, a selecção irá passar para o início ou para o fim do bloco de células ocupadas. Para seleccionar uma área de células arraste o cursor do rato pela área desejada com o botão esquerdo do rato carregado ou indique as referências do cantos superior esquerdo e inferior direito separados por dois pontos no campo de referências de células da barra da Fórmula (por exemplo B7:C14) e carregue em Enter ou indique estas referências de células num formato semelhante na janela que aparecem com a opção VerIr para a Célula.... Você pode também seleccionar uma área de células, seleccionando a célula de um canto da área desejada e mantendo a tecla &Shift; carregada, enquanto usa o botão esquerdo do rato para seleccionar a célula no canto oposto. Para seleccionar uma linha ou coluna completa, carregue com o botão esquerdo no número da linha à esquerda da folha de trabalho ou na letra da coluna em cima. Para seleccionar as linhas ou colunas adjacentes arraste o cursor do rato pelos números de linha ou letras de colunas com o botão esquerdo do rato carregado. Para seleccionar células não-adjacentes, carregue na primeira célula que deseja seleccionar e depois mantenha carregada a tecla &Ctrl; para seleccionar as outras células. A introdução de dados numa célula pode ser tão simples como seleccionar a célula, introduzir os seus dados e carregar em Enter ou mover a selecção para outra célula com uma das teclas de cursores. Dependendo da forma como introduz os dados, o &kspread; irá interpretá-los como números, datas, horas ou texto: Os números são introduzidos da forma óbvia: 123, -123, 456,7 ou na notação científica -1,2E-5. As datas deverão ser indicadas no formato do seu Sistema, tal como está definido no &kcontrolcenter;, em Regional & Acessibilidade País/Região & Língua Datas & Horas . Se por exemplo, estiver a usar o formato do DD/MM/AAAA, você deverá indicar 30/03/2002 para o 30 de Março de 2002. Os zeros antecedentes para o dia e o mês podem ser omitidos e apenas os últimos um ou dois algarismos do ano é que precisam de ser introduzidos se a data estiver no ano actual, como por exemplo 9/1/2 para o 9 de Janeiro de 2002. As horas devem ser também introduzidos segundo o formato do Sistema. Por exemplo, se você estiver a usar um relógio de 12 horas, então indique as horas no formato HH:MIN am|pm ou HH:MIN:SS am|pm, como por exemplo 9:42 am ou 10:30:52 pm. O &kspread; define qualquer dado introduzido como texto se não conseguir reconhecê-lo como um número, uma data ou uma hora. Por omissão, o &kspread; justifica à direita os números, as datas e as horas e tudo o resto à esquerda. Isto poderá ser um guia útil para saber se introduziu uma data ou uma hora no formato correcto. Mas lembre-se que a forma como os itens são apresentados pode ser alterada se mudar a formatação da célula. O campo de texto principal na barra da Fórmula oferece uma forma simples de editar o conteúdo de uma célula seleccionada. Carregue em Enter ou com o botão esquerdo do rato no sinal verde, quando estiver satisfeito com o que introduziu, ou carregue na cruz vermelha para cancelar as suas edições. O &kspread; usa o formato de células Genérico por omissão. Desde que este forma seja usado, o &kspread; detecta automaticamente o tipo de dados, com base nos dados da célula actual. Por exemplo, se introduzir algum texto na célula e depois indicar um número na mesma célula, o &kspread; interpreta automaticamente os dados novos como um número. Se quiser definir você mesmo o tipo dos dados, poderá fazê-lo no formato da célula. Poderá alterar o formato de volta para o Genérico em qualquer altura. À primeira vista, as operações do &kspread; para Cortar, Copiar e Colar parecem ser semelhantes às mesmas funções nas outras aplicações do &kde;. Quando tiver seleccionado uma ou mais células, você poderá optar por Copiar ou Cortar no menu Editar ou no menu que aparece se você carregar com o botão direito do rato numa célula seleccionada. Você também poderá usar os atalhos de teclado &Ctrl;C ou &Ctrl;X , movendo depois a selecção para a célula de destino e escolhendo a opção Colar ou carregando em &Ctrl;V. Contudo, existem algumas subtilezas associadas com estas funções no &kspread; e serão discutidas mais abaixo. Se uma célula contiver uma fórmula, então esta será copiada em vez de ser copiado o resultado apresentado e, se a fórmula contiver uma referência para outra célula, então essa referência será alterada entre as operações Cortar ou Copiar e a de Colar de modo a apontar para a célula que esteja na mesma posição relativa que a célula original. Por exemplo, se a célula A2 contiver a fórmula =B3 e for copiada para a C4, esta célula irá conter =D5 . Isto poderá parecer uma forma um pouco estranha de fazer uma cópia, mas 99 por cento das vezes é exactamente o que se pretende (se não for, então veja a secção sobre referências de células absolutas). Por exemplo, na lista de compras simples mostrada em baixo, a célula D2 deverá conter =B2 * C2, a D3 deverá ter =B3 * C3, e a D4 deverá ter =B4 * C4, e assim por diante. Em vez de ter de introduzir uma fórmula diferente por cada célula, você poderá simplesmente introduzir a primeira fórmula em D2 e depois copiá-la para as células em baixo, deixando o &kspread; ajustar as referências das células adequadamente. Imagem da cópia 1 No exemplo acima, a célula D2 pode ser copiada para todas as células D3 a D5 de uma vez, bastando para tal copiar apenas a D2 e seleccionar a área de células D3:D5 antes de fazer a cópia. Pode-se cortar ou copiar uma área rectangular de células numa só operação se seleccionar a área antes de efectuar o corte ou a cópia. Seleccione depois a célula do canto superior esquerdo da área onde deseja colar os dados antes de efectuar a colagem propriamente dita. Se cortar ou copiar uma área rectangular de células, como por exemplo a B2:C3, e a colar numa área maior como a A10:D13, o padrão original de células será repetido para preencher a área de destino. O &kspread; também oferece um método de Arrastar e Copiar para copiar as células para outras imediatamente abaixo ou à direita das células originais. Para usar este método, seleccione as células a serem copiadas, posicionando depois o cursor do rato em cima do pequeno quadrado preto que aparece no canto inferior direito das células seleccionadas, de modo a que o cursor mude para uma seta com duas pontas. Depois mantenha o botão esquerdo do rato carregado enquanto arrasta as células seleccionadas para o local que desejar. Lembre-se que as referências a células nas fórmulas são incrementadas de acordo com a mudança da posição relativa. As referências absolutas não são alteradas. Uma célula poderá conter texto, um valor ou uma fórmula e poderá conter também alguma informação de formatação especial sobre o tipo de letra, contorno ou fundo. O &kspread; tem versões especiais do Colar que lhe permitem lidar com estes itens de várias formas. O EditarColar Especial... faz aparecer a janela de Colar Especial. Se seleccionar o item apropriado da parte de cima desta janela, você poderá optar por colar apenas o Texto, o Formato da célula, o Comentário nas células ou Tudo sem contornos. Os itens na parte inferior da janela permitem-lhe fazer alguma aritmética simples numa área de células. O Colar com Inserção... insere as células copiadas na folha, movendo as células que iriam ficar sobrepostas pelos novos dados de um determinado número de linhas e colunas para baixo e para a direita, correspondendo às dimensões da área colada. Também pode ser usado para inserir linhas ou colunas completas copiadas para a página de trabalho. Use a tecla Delete ou a opção EditarLimparTexto para remover o texto, o valor ou a fórmula das células, linhas ou colunas seleccionadas sem afectar o resto. Para apagar tudo das células, linhas ou colunas seleccionadas, incluindo os comentários e a formatação especial, use a combinação &Shift;Delete ou escolha a opção Limpar do menu Editar ou do menu de contexto que você obtém quando carrega com o botão direito do rato numa selecção. Para remover as linhas ou as colunas seleccionadas por completo, use as opções Remover as Linhas ou Remover as Colunas do menu de contexto do botão direito do rato. Se você seleccionar uma ou mais células e escolher Remover as Células... do menu de contexto do botão direito do rato, você poderá então escolher se as outras células da folha serão puxadas para cima ou para a esquerda, de modo a ocupar o espaço deixado pelas células que optou por remover. Se você quiser introduzir novas linhas ou colunas em branco na folha, seleccione as linhas ou colunas onde deseja colocar as novas linhas ou colunas e escolher a opção Inserir Linhas, Inserir Colunas do menu de contexto do botão direito do rato. Você poderá inserir novas células na página se seleccionar a área onde deseja que elas apareçam e escolhendo depois a opção Inserir Células... do menu de contexto do botão direito do rato. Ser-lhe-á então perguntado se deseja que as células existentes na área seleccionada devam ser movidas para baixo e para a direita de modo a arranjar espaço para as novas. Se o primeiro carácter de uma célula for um sinal de igualdade (=), o &kspread; irá ver o conteúdo da célula como uma fórmula que será calculada. O resultado do cálculo será apresentado na célula em vez da fórmula em si. Por exemplo, indique =2+3 numa célula para que ela mostre 5. De forma mais útil, uma fórmula poderá conter referências a outras células, de modo que o =B4+A3 irá calcular a soma dos valores nas células B4 e A3 e este cálculo será actualizado sempre que as células B4 ou A3 forem alteradas. Assim como a adição, uma fórmula poderá usar o símbolo - paa a subtracção, o * para a multiplicação e o / para a divisão. Os parêntesis ( e ) poderão também ser usados na álgebra normal, de modo que você possa indicar fórmulas mais complexas, como por exemplo =((B10 + C3) *5 - F11) / 2 . As células que contenham uma fórmula serão marcadas com um pequeno triângulo azul no canto inferior esquerdo, se a opção Mostrar o indicador de fórmula da janela em Formato FolhaPropriedades da Folha estiver assinalada. O &kspread; também inclui uma quantidade grande de funções incorporadas para as aplicações, como os cálculos estatísticos, trigonométricos e financeiros. A sua utilização será vista com maior detalhe numa secção posterior deste manual, mas se você estiver interessado nesta etapa, escolha a Função... do menu Inserir e dê uma vista de olhos pela janela Função que irá aparecer. Nesta altura, contudo, a função SUM poderá ser interessante, dado que calcula a soma de todos os valores numa dada área de células. Por exemplo, o =SUM(B4:C10) calcula o somatório de todos os valores na área de células de B4 a C10. Se o &kspread; mostrar uma linha de símbolos # quando você tiver introduzido a sua fórmula, isto significa normalmente que ele não consegue compreender o que você introduziu, mas se a linha de símbolos # terminar com uma pequena seta vermelha, isto apenas diz que a célula não é suficientemente grande para mostrar o resultado por completo, caso em que você deverá tornar a célula mais larga ou alterar o seu formato, para que o resultado passe a caber como deve ser. Se a opção Recalcular automaticamente da página FormatoFolhaPropriedades da Folha estiver assinalada, o &kspread; irá calcular de novo os valores das células, sempre que algo que as afecte seja alterado. Quando a opção Recalcular automaticamente não estiver assinalada para a opção, você pode dizer ao &kspread; para efectuar um novo cálculo em qualquer altura, se você usar as opções Recalcular a Folha de Cálculo ou Recalcular o Documento do menu Ferramentas ou os seus atalhos de teclado &Shift;F9 ou F9. No exemplo simples mostrado em baixo, os dados consistem nos nomes e nos países de um número de montanhas, em conjunto com as suas alturas acima do nível do mar. O &kspread; poderá ordenar os dados deste género de várias formas. Imagem de dados ordenados Poderá querer ordenar os dados, de forma que os nomes estejam por ordem alfabética. Para o fazer, seleccione a área que contém os dados (A2:C7, neste caso) e escolha Ordenar... no menu Dados. Isto abre a janela de Ordenação. A ordenação é feita alfanumericamente e faz distinção de maiúsculas ou minúsculas, onde os números vêm antes das letras maiúsculas, que por sua vez vêm antes das letras minúsculas, de modo que as células que contenham os itens Gato, barra, 77 e Bote serão ordenados pela seguinte ordem: 77 Bote Gato barra. Se usar a página do Critério de Ordenação desta janela, você poderá Ordenar as Linhas ou Ordenar as Colunas. Se assinalar a opção A primeira linha contém os cabeçalhos, os dados da primeira linha não serão incluídos na operação de ordenação. Poderá escolher a coluna de dados que será usada como chave primária de ordenação e, se preferir, poderá usar outras colunas para ordenar como secundárias ou terciárias. Se usar o exemplo da coluna acima, a escolha da coluna B como primeira chave e a C como segunda, iria ordenar os dados por país e, para cada país, por altura. A página de Opções da janela permite-lhe ordenar, usando a ordem dos itens de uma lista personalizada, como por exemplo Janeiro, Fevereiro..., em vez de uma ordenação alfanumérica. O formato da célula é movido com o conteúdo, se seleccionar a opção Copiar a formatação da célula (Contornos, Cores, Estilo do Texto). Desligue a opção Ordenação com distinção de maiúsculas para obter uma ordenação que não dependa da capitalização. O extremo esquerdo da barra de estado mostra um resumo dos valores nas células seleccionadas. De acordo com a configuração do Método de cálc: da página Diversos da janela de configuração do &kspread;, o resumo poderá ser: Som O valor mostrado é a soma dos valores nas células seleccionadas. Mín O valor mostrado é o mínimo dos valores das células seleccionadas. Máx O valor mostrado é o máximo dos valores das células seleccionadas. Médio O valor mostrado é a média dos valores das células seleccionadas. Quantidade O valor mostrado é o número de células que contêm valores numéricos. Nenhuma Não é efectuado nenhum cálculo resumido. O método de cálculo pode também ser alterado se carregar com o botão direito na área de resultado do cálculo resumido da barra de estado e se escolher um item do menu de contexto. O &kspread; grava o documento por completo, o qual poderá incluir mais do que uma folha de cálculo, como um único documento. Se você tiver criado um documento novo, ou se deseja gravar um existente com um nome novo, use a opção Ficheiro Gravar Como.... Isto irá mostrar a janela normal do &kde; para Gravar o Documento Como. Escolha a pasta onde deseja gravar o documento e indique um nome de ficheiro adequado no campo Localização:. Os documentos do &kspread; são normalmente gravados com uma extensão .ods, como tal não precisa de adicionar isto ao nome do ficheiro, mas certifique-se que a selecção do Filtro: está configurada como Folha de Cálculo OpenDocument do OASIS. Para gravar o seu documento sem alterar o seu nome, basta usar a opção FicheiroGravar. Você poderá também gravar um documento do &kspread; num formato legado: veja a secção sobre Importar/Exportar para mais informações sobre como fazer isto. Quando você gravar uma versão modificada de um documento existente, o &kspread; irá manter a versão anterior como uma cópia de segurança, adicionando um ~ ao fim do nome do ficheiro. O &kspread; pode oferecer alguma protecção contra perdas do seu trabalho devido ao estoiro de um computador ou porque você fechou o &kspread; sem ter gravado o documento actual. Ele faz isto, gravando automaticamente a última versão do documento em que você está a trabalhar a cada conjunto de minutos, usando um nome de ficheiro modificado. A versão gravada automaticamente é normalmente removida quando você gravar a seguir o documento, de modo que só existe se for mais actualizada do que a última versão que foi gravada manualmente. Quando você abrir um documento, o &kspread; verifica se já existe uma versão gravada automaticamente e se encontrar uma irá oferecer-se para abrir essa em alternativa. Os documentos gravados automaticamente são gravados com um nome de ficheiro do formato .oseuficheiro.autosave (repare no ponto inicial), de modo que o folha1.ods seria gravado automaticamente como .folha1.ods.autosave. A função de gravação automática é configurável pelo utilizador na janela de configuração. Se você vai criar um conjunto grande de documentos, você poderá poupar a si próprio algum tempo e problemas se criar primeiro um modelo e depois usá-lo como base para os documentos individuais. Para o fazer, primeiro crie um documento que contém os elementos comuns, gravando-o depois como um modelo, ao escolhe a opção Ficheiro Criar Modelo do Documento.... Ao fazê-lo irá abrir a janela Criar Modelo. Indique um nome para o seu novo modelo no campo Nome: e carregue em OK. Da próxima vez que você iniciar um novo documento, ao escolher FicheiroNovo ou quando iniciar da próxima vez o &kspread;, a janela inicial dar-lhe-á a opção de criar o novo documento a partir do seu modelo. A janela para Criar um Modelo também lhe permite escolher uma imagem diferente para mostrar por cima do nome do modelo na janela de Escolher e permite-lhe alterar os seus modelos em grupos diferentes, os quais irão aparecer em páginas diferentes na janela. A impressão de uma folha de cálculo é basicamente feita ao seleccionar a opção FicheiroImprimir..., a qual faz aparecer a janela normal do &kde; que é a Imprimir, onde você poderá escolher, entre outras opções, qual a impressora a usar, o número de cópias e se todas ou apenas as páginas seleccionadas serão impressas. Por omissão, o &kspread; irá imprimir todos itens do espaço de trabalho actual, mas você pode restringir isto se seleccionar a área que vai querer imprimir, escolhendo depois a opção Definir o Intervalo de Impressão do menu FormatoIntervalo de Impressão . O &kspread; irá imprimir tantas páginas quantas as necessárias para incluir todos os itens do seu espaço de trabalho actual. Você poderá ver rapidamente como é que será dividido o espaço nas várias páginas separadas para impressão, se assinalar a opção Ver Mostrar os Contornos da Página. Os limites de cada página impressa serão então marcadas por linhas coloridas na folha de cálculo. Para uma vista mais detalhada do que é suposto ser enviado para a impressora, incluindo tudo o que pediu para ser incluído nos cabeçalhos e rodapés (ver em baixo), escolha a opção FicheiroAntever..... Para melhorar a aparência do resultado impresso, você poderá alterar os tipos de letra, cores, contornos e tamanhos das células na página de trabalho; veja a secção Formatação da Folha de Cálculo para mais detalhes sobre como fazer isto. Você poderá também usar a janela Disposição da Página, invocada ao seleccionar a opção FormatoDisposição da Página..., para alterar a orientação das páginas impressas, o tamanho do papel (este deverá ser adequado à sua impressora) e o tamanho dos contornos da página. A página do Cabeçalho & Rodapé da janela Disposição da Página também lhe permite adicionar texto, incluindo os itens como o nome do ficheiro, a data e o número da página, ao cabeçalho e ao rodapé de cada página impressa. A secção dos Intervalos da página Opções da janela Disposição da Página fornece uma forma alternativa de restringir o resultado impresso a apenas uma parte da folha de cálculo. Esta página também lhe permite seleccionar se deseja ou não imprimir a grelha, os indicadores de comentários e de fórmulas, e permite-lhe repetir as colunas ou linhas seleccionadas em cada página impressa. Esta página também lhe permite seleccionar se deseja ou não imprimir a grelha, os indicadores de comentários e de fórmulas, os objectos e os gráficos. Na secção de Escala da Impressão, poderá definir um factor de escala ou limitar o número de páginas da impressão.