Pamela Robert

pamroberts@blueyonder.co.uk

&traductor.Antoni.Bella; Com a la resta del &kde;, &kspread; és altament configurable, el qual pot provocar problemes per als lectors que estiguin intentant comparar el text en un document com aquest amb el que veuen en la versió de &kspread; que s'està executant en el seu escriptori. Per a intentar reduir les possibilitats de confusió, es suggereix que quan comenceu a usar &kspread; per primera vegada, configureu les opcions per omissió en totes les pàgines del diàleg de configuració de &kspread; (configuració que s'obté seleccionant ArranjamentConfigura &kspread;...), excepte per al Mode de completat: en la pàgina Miscel·lània, el qual hauria d'estar establert a Cap. També us pot ser d'ajuda Habilita els consells en ¢recontrol;, en Aparença i temesEstil sobre la pàgina Estil. Aquesta secció intenta explicar per exemple què és un programa de full de càlcul com ara &kspread;, i per què és una eina tan útil davant qualsevol situació en la que s'ha de tractar amb números. Si ja heu usat un programa de full de càlcul, potser voldreu passar a la següent secció. El primer a fer és iniciar &kspread;. Ho podeu fer fent clic esquerra sobre una icona de &kspread; si n'hi ha una al vostre escriptori o plafó, o podeu seleccionar Oficina&kspread; des del menú K. &kspread; al primer inici Una vegada iniciat tindreu l'opció d'obrir un document recent, crear un document nou a partir d'una plantilla (amb categories de plantilles) o obrir un document existent. Seleccioneu la categoria General a l'esquerra i escolliu la plantilla Full de treball buit. Després feu clic al botó Usa aquesta plantilla. Una mirada al &kspread; una vegada iniciat, veureu un full de cel·les rectangulars buides disposades en files amb números i en columnes amb lletres. Aquí és a on podeu introduir dades o fórmules, text o diagrames. Instantània inici1 Ara, introduïu el text i els valors mostrats en les primeres 5 columnes de la instantània de a sobre dintre de les mateixes cel·les del vostre full de càlcul. Ignoreu el que hi ha en la fila 7 de moment. Per a introduir quelcom dintre d'una cel·la, seleccioneu primer la cel·la fent-hi clic esquerra , després escriviu el que voleu i premeu &Intro; o useu les tecles de cursor per a moure el punt de selecció cap a una altra cel·la. El que heu introduït pot ser un simple pressupost pels propers dos mesos, llistant quant pensem gastar en menjar, casa, roba i altres despeses. Ara seleccionem la cel·la B7 (columna B, fila 7), escriviu =B2+B3+B4+B5 i premeu &Intro;. Atès a que comença amb un símbol =, &kspread; veurà això com a una fórmula, quelcom a calcular, en aquest cas sumant els valors de les 4 cel·les que hi ha entre B2 i B5, i el que es mostrarà en la cel·la B7 serà el resultat d'aquest càlcul. Podeu introduir una fórmula similar dintre de la cel·la C7, excepte que en aquest cas haurà de ser =C2+C3+C4+C5, però hi ha una manera molt més fàcil copiant la cel·la B7 i enganxant-la dintre de C7. &kspread; ajustarà automàticament les referències a la cel·la des de B.. a C.. quan sigui enganxada. En aquest punt podeu pensar que &kspread; no fa més del que podeu fer amb un llapis, paper i una calculadora, i esteu en el cert. Però recordeu que aquest és un exemple molt petit d'un full de càlcul que fa càlculs simples amb tan sols uns pocs números. Per a quantitats de valors o de dades raonablement grans, usar un full de càlcul per a realitzar els càlculs és molt més ràpid i molt més fiable que fer-ho a ma. També, un full de càlcul us permet jugar al joc de Què passa si?. Atès que cada fórmula es recalcula automàticament quan es canvia qualsevol dels valors als que es refereix, podeu veure rapidament el que succeeix si altereu qualsevol de les dades. Usant el nostre exemple podeu veure l'efecte de reduir la despesa en menjar al desembre simplement introduint un nou valor en la cel·la C2. Si teniu un full de càlcul que modela l'efecte hivernacle de manera adequada veureu l'efecte de reducció d'un 50 per cent en la quantitat de metà dintre de l'atmosfera. Podeu seleccionar una única cel·la o una àrea rectangular de cel·les en el full de càlcul. Les cel·les seleccionades es mostren amb una vora negra. Fent clic esquerra sobre seu. Introduint la referència de cel·la (per exemple B5) dintre de la caixa de referència de cel·les a l'esquerra de la barra d'eines de fórmules i prémer &Intro;. Usant l'opció de menú VisualitzaVés a la cel·la... També podeu fer el camí amb les tecles de cursor. Prement la tecla &Intro; moureu la selecció actual una posició amunt, a sota, esquerra o dreta, depenent de la configuració en la pàgina Miscel·lània del quadre de diàleg de configuració de &kspread;. Si manteniu premuda la tecla &Maj; mentre useu les tecles de cursor la selecció es mourà al començament o al final del bloc de cel·les plenes. Per a seleccionar una àrea de cel·les contigues arrossegueu el cursor del ratolí a través de l'àrea que voleu amb el botó esquerra premut, o introduïu les referències de cel·la superior l'esquerra i la inferior dreta separades per dos punts en el quadre de fórmula de la barra d'eines (per exemple B7:C14) i premeu &Intro;, o introduïu aquestes referències de cel·la en un format similar dintre del quadre de diàleg que s'obté amb VisualitzaVés a la cel·la... També podeu seleccionar una àrea de cel·les seleccionant la cel·la en una cantonada de l'àrea que voleu i després, tot mantenint premuda la tecla &Maj;, seleccionant la cel·la en la cantonada oposada prement el &BER;. Per a seleccionar tota una fila o columna de cel·les feu clic esquerra sobre el número de fila a l'esquerra del full de càlcul o sobre les lletres de la columna a la part superior. Per a seleccionar files o columnes adjacents arrossegueu el punter del ratolí sobre els números de fila o lletres de columna amb el &BER; premut. Per a seleccionar cel·les no contigues, feu clic sobre la primera cel·la que voleu seleccionar i després manteniu premuda la tecla &Ctrl; mentre seleccioneu les altres cel·les. Introduir dades dintre d'una cel·la pot ser tan simple com seleccionar la cel·la, escriure les vostres dades, després prémer &Intro; o moure la selecció a una altra cel·la amb una de les tecles de cursor. Depenent de com introduïu les dades, &kspread; les interpretarà com a un número, data, hora o text: Els números s'introdueixen en la manera òbvia; 123, -123, 456,7 o en notació científica -1,2E-5. Les dates s'han d'introduir en el format del vostre sistema, tal i com estan definides en el quadre de diàleg del menú K Arranjament Regional i accessibilitatPaís/Regió i idioma . Si, per exemple, esteu usant la forma DD/MM/AAAA, haureu d'introduir 30/03/2002 per al 30 de març de 2002. Els zeros que sobren es poden ometre dels camps del dia i del mes i tan sols els dos últims dígits de l'any són obligatoris si la data correspon al segle present, per exemple 9/1/2 per al 9 de gener de 2002. Les hores també s'han d'introduir usant el format del sistema. Per exemple, si esteu usant un rellotge de 12 hores llavores introduireu les hores en el format HH:MIN am|pm o HH:MIN:SS am|pm com a 9:42 am o 10:30:52 pm. &kspread; defineix qualsevol dada d'entrada com a text si no pot reconèixer les dades com a números, dates o hores. Per omissió dintre d'una cel·la , &kspread; justifica els números, dates i hores a la dreta i a l'esquerra tot el demés. Això pot ser una guia útil per a saber si heu introduït una data o hora en el format correcte. Però recordeu que es pot canviar com mostrar els elements en el format de cel·la. El quadre principal d'entrada de text en la barra d'eines de Fórmula proveeix una manera fàcil d'editar els continguts d'una cel·la seleccionada. Quan esteu satisfets amb el que heu introduït, premeu &Intro; o feu clic esquerra sobre la marca de selecció verda, o feu clic sobre la creueta vermella per a cancel·lar el que esteu editant. &kspread; usa el format de cel·la Genèric per omissió. Encara que s'usi aquest format, &kspread; detecta automàticament el tipus de dades real segons les dades actuals de la cel·la. Per exemple, si introduïu algun text dintre d'una cel·la i posteriorment introduïu un número dintre de la mateixa cel·la, &kspread; interpretarà automàticament les noves dades com a un número. Si voleu definir el tipus de dades, el podeu establir en el format de cel·la. En qualsevol moment podeu retornar al format Genèric. En un primer moment, els ítems Talla, Copia i Enganxa semblen similars a aquestes funcions en les altres aplicacions de &kde;. Tenint seleccionada una cel·la o cel·les, podeu escollir Copia o Talla des del menú Edita o des del menú desplegable que obteniu mantenint premut el &BDR; sobre una cel·la seleccionada. També podeu usar les dreceres &Ctrl;C o &Ctrl;X , després moveu la selecció cap a la cel·la de destí i escolliu Enganxa o premeu &Ctrl;V. De tota manera, hi ha algunes subtileses associades amb aquestes funcions en &kspread; que es tracten a sota. Si una cel·la conté una fórmula llavores es copia aquesta en comptes del resultat mostrat, i si la fórmula conté una referència a una altra cel·la, llavores la referència és canviada per l'operació Talla o Copia i Enganxa i apunta cap a la cel·la que te la mateixa posició relativa en la cel·la original. Per exemple si la cel·la A2 conté la fórmula =B3 i es copia a C4, llavores C4 contindrà =D5. Això pot semblar una manera ben estranya de fer una còpia, però el 99 per cent de les vegades és exactament el que es vol (si no, mireu la secció sobre referències absolutes a cel·la). Per exemple, en la senzilla llista de la compra que es mostra a sota, la cel·la D2 haurà de contenir =B2 * C2, D3 haurà de ser =B3 * C3, D4 haurà de ser =B4 * C4 i així successivament. En comptes de tenir que introduir una fórmula diferent en cada cel·la, simplement podeu introduir la primera fórmula en D2 i després copieu-la dintre de les cel·les inferiors, deixant que &kspread; ajusti adequadament les referències de cel·la. Instantània copia1 En l'exemple anterior D2 es pot copiar dintre de totes tres cel·les de D3 a D5 d'una sola vegada copiant D2 i després seleccionant l'àrea de cel·les completa D3:D5 abans d'enganxar. Es pot tallar o copiar una àrea rectangular de cel·les amb una operació seleccionant l'àrea abans de tallar o copiar. Després seleccioneu la cantonada superior esquerra de la cel·la de l'àrea en la que voleu enganxar abans de realitzar l'enganxat. Si es talla o copia una àrea rectangular de cel·les, diguem B2:C3, i les enganxeu dintre d'una àrea més gran com A10:D13, el patró original de cel·les es repetirà per a completar l'àrea de destí. &kspread; també proveeix un mètode Arrossega i copia per a copiar cel·les immediatament a sota o a la dreta de les cel·les originals. Per a usar aquest mètode, seleccioneu les cel·les a copiar, després situeu el punter del ratolí sobre el petit quadrat negre en la cantonada inferior dreta de les cel·les seleccionades per a que el cursor canviï a una doble fletxa. Llavores manteniu premut el &BER; mentre arrossegueu les cel·les seleccionades tan lluny com voleu. Tingueu present que les referències a les cel·les en les fórmules s'incrementen d'acord als canvis relatius de la posició. Les referències absolutes no són canviades. Una cel·la pot contenir text, un valor o una fórmula, i també pot contenir informació de format especial per a la font, vores o fons. &kspread; te versions especials per enganxar que us permeten manejar aquests elements de diferents maneres. EditaEnganxat especial... fa aparèixer el quadre de diàleg Enganxat especial. Seleccionant l'element apropiat des de la part superior d'aquest diàleg podeu escollir simplement enganxar Text, el Format de cel·la, qualsevol Comentari en les cel·les o Tot excepte les vores . Els elements en la part final d'aquest diàleg us permeten fer simple aritmètica sobre l'àrea de les cel·les. EditaEnganxa amb inserció... insereix les cel·les copiades dintre del full movent les cel·les, que d'altra manera serien solapades, un nombre adequat de files o columnes avall o a la dreta. També es pot usar per inserir files o columnes completes copiades dintre del full de treball. Useu la tecla Suprimir o EditaNetejaText per esborrar el text, valor o fórmula de les cel·les, files o columnes seleccionades sense afectar a res més. Per a esborrar-ho tot en les cel·les, files o columnes seleccionades, incloent comentaris i formats especials, useu &Maj;Suprimir o escolliu l'opció Esborra des del menú Edita o des del menú emergent que obteniu en fer clic dret sobre una selecció. Per eliminar completament les files o columnes seleccionades, useu les opcions Elimina files o Elimina columnes des del menú emergent del &BDR;. Si seleccioneu una cel·la o cel·les i escolliu Elimina cel·les... des del menú emergent del &BDR;, llavores podreu escollir si les altres cel·les en el full de treball es mouran amunt o a l'esquerra per omplir l'espai deixat per les cel·les que heu escollit per eliminar. Si voleu inserir files o columnes buides dintre del full, seleccioneu les files o les columnes en les que voleu que les noves cel·les o files es situïn i escolliu l'opció Insereix files o Insereix columnes des del menú emergent del &BDR;. Podeu inserir cel·les noves dintre del full de treball seleccionant l'àrea a on voleu que apareguin i llavores escollint l'opció Insereix cel·les... des del menú emergent del &BDR;. Llavores se us demanara si les cel·les existents en l'àrea seleccionada s'han de moure avall o a la dreta per a fer lloc a les noves cel·les. Si el primer caràcter en una cel·la és un signe igual (=), &kspread; prendrà els continguts de cel·la com a una fórmula a calcular. El resultat d'aquest càlcul es mostrarà en la cel·la mateix que conté dita fórmula. Per exemple, introduïu =2+3 dintre d'una cel·la i s'haurà de mostrar 5. És molt útil que una fórmula pugui contenir referències a altres cel·les, de manera que =B4+A3 calcularà la suma dels valors en les cel·les B4 i A3, i aquest càlcul serà actualitzat cada vegada que es canviïn les cel·les B4 o A3. Així com en la suma, una fórmula pot usar el símbol - per a restar, * per a multiplicar, i / per dividir. Els símbols de parèntesis ( i ) també es poden usar de la mateixa manera que en àlgebra, per a que pugueu introduir fórmules més complexes com =((B10 + C3) *5 - F11) / 2 . Les cel·les que contenen una fórmula seran marcades amb un petit triangle blau en la cantonada inferior esquerra si el quadre de selecció Mostra indicador de fórmula en la pàgina Preferències del diàleg de configuració de &kspread; està marcat. &kspread; també inclou un gran nombre de funcions predefinides per càlculs com els estadístics, trigonomètrics i financers. El seu ús s'examinarà amb major profunditat en una secció posterior d'aquest manual, però si esteu interessat en aquest tema escolliu Funció... des del menú Insereix i feu un cop d'ull al quadre de diàleg Funció que es mostrarà. Tanmateix, ara com ara, la funció SUM pot ser interessant, atès que calcula la suma de tots els valors en una àrea de cel·les especificades. Per exemple, =SUM(B4:C10) calcula la suma de tots els valors en l'àrea de cel·les des de B4 fins a C10. Si &kspread; mostra una fila de símbols # quan heu introduït la vostra fórmula això normalment voldrà dir que no pot entendre el que s'ha introduït, però si la fila de símbols # finalitza amb una petita fletxa vermella això tan sols voldrà dir que la cel·la no és prou ample per a mostrar el resultat complet, en aquest cas podeu o bé fer les cel·les més amples o canviar el seu format per a que el resultat s'ajusti de la forma adequada. Si està marcat Recàlcul automàtic en el quadre de diàleg FormatFullPropietats del full , &kspread; recalcula els valors de les cel·les quan en el full hi ha algun canvi que les afecta. Quan per a el full actual no està marcada Recàlcul automàtic, li podeu indicar a &kspread; que realitzi un recàlcul automàtic en qualsevol moment usant l'opció Recàlcul automàtic o Recalcula document en el menú Eines o la seva drecera &Maj;F9 o F9. En l'exemple simple mostrat a sota, les dades consisteixen en els noms i països d'una sèrie de montanyes junt amb les seves alçades sobre el nivell del mar. &kspread; pot ordenar dites dades en diferents maneres. Instantània de les dades ordenades Poder voleu tenir les dades ordenades pel nom i en ordre alfabètics. Per fer-ho, seleccioneu l'àrea on estan les dades (en aquest cas, A2:C7) i escollir Ordena... del menú Dades. Això obre el quadre de diàleg Ordenació La ordenació es fa alfanumèricament, i és sensible a la caixa (majúscules i minúscules). Els números van abans de les lletres i les majúscules van abans que les minúscules, de manera que les cel·les que contenen les entrades Cat, bar, 77 i Bat s'ordenaran de la següent manera: 77 Bat Cat bar. Anant a la pàgina Criteris d'ordenació d'aquest quadre de diàleg podreu Ordenar files o Ordenar columnes.Si activeu el quadre La primera fila conté la capçalera, les dades de la primera fila no s'inclouran en la operació d'ordenació. Podeu escollir quina columna o quina fila de dades s'utilitzarà com a primera clau d'ordenació i, si voleu, utilitzar altres columnes o files com a claus secundaries i terciaries. Utilitzant l'exemple de la instantània anterior, en escollir la columna B com a la primera clau i la columna C com a la segona, les dades s'ordenaran per països i, per cada país, per l'alçada. La pàgina Opcions del diàleg us permet ordenar utilitzant un ordre propi com, per exemple, Gener, Febrer, ... en lloc del alfanumèric. Si seleccioneu Còpia el format de la cel·la (vores, colors, estil de text)el format de la cel·la es mou amb el contingut de la mateixa. Si desactiveu l'opció Ordenació sensible a la caixa l'ordenació no diferenciarà entre majúscules i minúscules. A la part final esquerra de la barra d'estat es mostra un resum dels valors en les cel·les seleccionades. D'acord amb la configuració de la llista desplegable Mètode de càlcul: en la pàgina Miscel·lània del diàleg de configuració de &kspread; el resum pot ser: Sum El valor que es mostra és la suma dels valors en les cel·les seleccionades. Min El valor que es mostra és el mínim dels valors en les cel·les seleccionades. Max El valor que es mostra és el màxim dels valors en les cel·les seleccionades. Mitjana El valor que es mostra és la mitjana dels valors en les cel·les seleccionades. Comptador El valor que es mostra és el número de cel·les que contenen valors numèrics. Cap No es realitza cap càlcul de resum. El mètode de càlcul també es pot canviar fent clic dret sobre l'àrea de resum del resultat del càlcul de la barra d'estat i escollint un element des del menú emergent. &kspread; desa tot el document, el qual pot incloure un o més fulls de treball, com un únic fitxer de document. Si heu creat un document nou o voleu desar un existent amb un nom diferent, useu FitxerDesa com... Això us conduirà al quadre de diàleg comuna de &kde; Desa document com. Escolliu la carpeta a on voleu desar el document i introduïu un nom de fitxer adequat dintre del quadre de text Localització:. Els documents de &kspread; normalment es desen automàticament amb la extensió .ksp, no necessitareu afegir-la al nom de fitxer, però assegureu-vos de que la selecció de Filtre: està establerta a &kspread;. Per a desar el vostre document sense canviar el seu nom, simplement useu FitxerDesa. També podeu desar un document de &kspread; en un format extern: Mireu la secció sobre importació i exportació per obtenir més informació sobre com fer-ho. Quan deseu una versió modificada d'un document existent, &kspread; desarà la versió anterior com a un fitxer de còpia de seguretat, afegint un símbol ~ al final del nom de fitxer. &kspread; pot proveir alguna protecció contra la pèrdua del vostre treball per una caiguda del sistema o per haver tancat &kspread; sense desar el document actual. Fa això desant automàticament cada pocs minuts l'última versió del document en la que esteu treballant usant un nom de fitxer modificat. La versió desada automàticament serà esborrada normalment la propera vegada que deseu el document, de manera que tan sols existirà si està més actualitzada que la versió que es va desar manualment. Quan obriu un document, &kspread; comprova per a veure si hi ha una versió desada automàticament, i si en troba una, us ofereix obrir-la en el seu lloc. Els documents desats automàticament es desen amb un nom de fitxer de la forma .elvostrefitxer.autosave (tingueu present el punt al començament), de manera que fullcalcul1.ksp es desaria automàticament com a .fullcalcul1.ksp.autosave. La característica del desat automàtic és configurable per l'usuari. Si aneu a crear un munt de documents similars podeu estalviar temps i problemes creant primer una plantilla i usant-la després com a base per als documents individuals. Per a fer-ho, primer creeu un document que contingui els elements comuns, després deseu-lo com a plantilla escollint FitxerCrea una plantilla a partir d'un document... Fent això s'obrira el quadre de diàleg Crea plantilla. Introduïu un nom per a la vostra nova plantilla en el quadre de text Nom: i premeu Bé. La propera vegada que comenceu un document nou escollint FitxerNou o la propera vegada que inicieu &kspread;, el quadre de diàleg Escull us indicarà l'opció de crear el nou document des de la vostra plantilla. El quadre de diàleg Crea plantilla també us permet escollir una imatge diferent per a mostrar sobre el nom de plantilla en el quadre de diàleg Escull, i us permet desar les vostres plantilles sota noms de grups diferents, els quals apareixeran com a pàgines de pestanya diferents en el quadre de diàleg Escull. Imprimir un full de càlcul bàsicament es fa seleccionant FitxerImprimeix... el qual farà aparèixer el quadre de diàleg de la Impressió comuna de &kde; a on podeu escollir, entre altres opcions, la impressora a usar, el nombre de còpies i si s'imprimiran totes o tan sols les pàgines seleccionades. Per omissió, &kspread; imprimirà tots els elements en el full de treball actual, però ho podeu restringir seleccionant primer l'àrea a imprimir i escollint després Defineix el rang d'impressió des del submenú FormatAbast d'impressió . &kspread; imprimirà tantes pàgines com siguin necessàries per a incloure tots els elements del full de treball actual. Podeu veure ràpidament com es van a dividir en pàgines separades per a la impressió marcant el quadre VisualitzaMostra les vores de pàgina. Els límits de cada pàgina impresa seran marcats amb línies colorejades en el full de treball. Per a una visualització més detallada del que s'enviarà a la impressora, incloent tot el que s'ha demanat incloure en les capçaleres i els peus de pàgina (veure més avall), escolliu Fitxer Vista prèvia d'impressió... Per a millorar l'aparença de la sortida impresa, podeu canviar el tipus de lletra, colors, vores i mides de les cel·les en el full de treball, mireu la secció Formatar un full de càlcul per a més detalls sobre com fer això. També podeu utilitzar el quadre de diàleg Disposició de pàgina, invocant-lo seleccionant FormatDisposició de pàgina..., per a canviar la orientació de les pàgines impreses, la mida del paper (aquest l'haureu d'ajustar per a la vostra impressora) i la mida de les vores de pàgina. La pàgina Capçalera i peu del quadre de diàleg Disposició de pàgina també us permet afegir text, incloent elements com el nom de fitxer, la data i el número de pàgina a la capçalera o al peu de cada pàgina impresa. La secció Interval de la pàgina Opcions de el quadre de diàleg Disposicio de pàgina proveeix una manera alternativa de restringir la sortida impresa a simplement una part del full de treball i us permet repetir les columnes o files seleccionades en cada pàgina impresa. Aquesta pàgina també us permet seleccionar si s'ha d'imprimir o no la graella, indicadors de comentari i de fórmula, objectes i diagrames. En la secció Escala d'impressió podeu establir un factor d'escala o limitar el nombre de pàgines a imprimir.