Pamela Robert

pamroberts@blueyonder.co.uk

AndreaCelli

a.celli@caltanet.it

Traduzione italiana Come tutto &kde;, &kspread; è estremamente configurabile. Ciò può provocare dei problemi ad un lettore che cerchi di confrontare quello che trova in un manuale (ad es. questo) con quello che viene mostrato dalla versione di &kspread; che gira sul suo desktop. Per eliminare sul nascere alcune possibili cause di confusione quando inizierai ad usare &kspread;, ti suggeriamo di mantenere le impostazioni predefinite in tutte le schede configurazione di &kspread; tranne che per la voce Modalità di completamento: nella scheda Varie, che è preferibile impostare come Nessuno. Per aprire il menu di configurazione si seleziona ImpostazioniConfigura &kspread;...) Potresti trovare utile attivare i suggerimenti globalmente dal &kcontrolcenter;, usando il modulo Aspetto e Temi Stile della pagina Stile. Questa sezione cerca di spiegare tramite esempi cosa fa realmente un foglio elettronico come &kspread; e perché sia uno strumento tanto utile tutte le volte che ti trovi a maneggiare dei numeri. Se hai già usato un foglio elettronico puoi tranquillamente saltare alla prossima sezione. La prima cosa da fare è avviare &kspread;. Puoi farlo premendo il pulsante sinistro del mouse sull'icona di &kspread;, se è presente sul tuo desktop o sul pannello. Altrimenti, puoi selezionare dal menu K la voce Ufficio&kspread; . Il primo avvio di &kspread; Quando parte il programma ti viene proposta la scelta tra riaprire un documento recente, crearne uno nuovo usando uno dei modelli (suddivisi in categorie) o riaprire un vecchio documento. Seleziona la categoria Generale, che trovi a sinistra, e scegli foglio vuoto. Poi premi il tasto usa questo modello. Se guardi &kspread; subito dopo che è partito, vedrai un foglio riempito da celle distribuite in righe numerate e colonne contrassegnate da lettere. È dove potrai immettere i tuoi dati, formule, testi e diagrammi. Immagine "avvio-1" Adesso, prova a immettere i testi e i numeri mostrati nelle prime 5 righe dell'immagine qui sopra nelle corrispondenti celle del tuo foglio elettronico. Per il momento ignora la riga 7. Per immettere qualcosa in una cella, prima premigli sopra il tasto sinistro del mouse, poi scrivi quello che vuoi, poi premi il tasto Invio o usa le freccette per spostare la selezione su un'altra cella. Quello che abbiamo appena immesso potrebbe essere un semplice preventivo per i prossimi due mesi, in cui elenchiamo quanto pensiamo di spendere per il vitto, la casa, l'abbigliamento e spese varie. Ora seleziona la cella B7 (colonna B, riga 7) e scrivici =B2+B3+B4+B5 e premi Invio. Poiché inizia con il segno =, &kspread; lo interpreta come una formula, qualcosa da calcolare, in questo caso sommando i valori contenuti nelle quattro celle da B2 a B5. Quello che verrà mostrato nella cella B7 sarà il risultato di questo calcolo. A questo punto potresti voler mettere una formula simile in C7, che questa volta dovrebbe essere =C2+C3+C4+C5. Però, c'è un modo più semplice per farlo: basta fare un "copia" della cella B7, seguito da un "incolla" sulla cella C7. &kspread; aggiusterà automaticamente i riferimenti alle celle (da B a C) quando viene eseguito l'incolla. A questo punto potresti pensare che &kspread; non ha fatto niente di più di quanto tu potresti fare con carta, penna e calcolatrice. Non avresti del tutto torto, ma ricordati che questo è solo un piccolo esempio di foglio elettronico, in cui si fanno conti semplicissimi su pochi numeri. Con una tabella contenente una quantità consistente di numeri o di dati usare un foglio elettronico per fare i conti è molto più veloce ed accurato che farli a mano. Inoltre, con un foglio elettronico puoi giocare a Cosa succede se?. Poiché ogni formula è ricalcolata automaticamente non appena uno dei valori interessati viene cambiato, puoi rapidamente vedere cosa succede se ne modifichi uno. Nel nostro esempio, basterà sostituire il valore in C2 per vedere l'effetto di una riduzione delle spese per il vitto in dicembre. Se tu avessi un foglio che modella accuratamente l'effetto serra, probabilmente potresti vedere l'effetto di una riduzione del 50 per cento delle immissioni di metano nell'atmosfera. Puoi selezionare una singola cella o un'area rettangolare di celle del foglio. Le celle selezionate verranno evidenziate con uno spesso bordo nero. premere il tasto sinistro del mouse su di essa scrivere il suo riferimento (ad es. B5) nella casella all'estremità sinistra della barra delle formule e premere Enter usare la voce del menu VisualizzaVai alla cella... Puoi girovagare su tutto il foglio usando i tasti freccia. Mentre, premendo il tasto Invio, ti sposterai di una posizione in su, in giù, a destra o a sinistra, a seconda di come lo hai impostato nella scheda Varie del menu Configura &kspread;. Se tieni premuto il tasto &Shift; mentre usi le frecce, la selezione si sposterà alla prima o all'ultima delle celle attualmente occupate. Per selezionare un'intera area di celle trascina il cursore del mouse da un'estremità all'altra del rettangolo desiderato, tenendo premuto il tasto sinistro. Oppure, scrivi i riferimenti della cella in alto a sinistra e di quella in basso a destra, separati da un ":", nella casella all'estremità sinistra della barra delle formule (ad esempio B7:C14 ) e premi Invio. O, ancora, inserisci i riferimenti di quelle celle, con lo stesso formato, nella finestra di dialogo che si apre richiamando la voce di menu VisualizzaVai alla cella.... Puoi anche selezionare un'area selezionando una prima cella posta in un angolo del rettangolo desiderato e poi premere contemporaneamente &Shift; e il tasto sinistro del mouse sulla cella situata nell'angolo diametralmente opposto. Per selezionare un'intera riga o colonna di celle dovrai premere il tasto sinistro del mouse sul numero che identifica la riga (sulla sinistra del foglio di lavoro) o sulla lettera che indica la colonna (in alto). Per selezionare più righe o colonne adiacenti trascina il cursore del mouse, sempre con il tasto sinistro pigiato, sui relativi numeri o lettere, a seconda che si tratti di righe o colonne. Per selezionare delle celle non contigue devi fare clic sulla prima e poi, tenendo premuto il tasto &Ctrl; selezionare tutte le altre. Immettere dei dati in una cella è semplicissimo. Non richiede altro che selezionare la cella, battere i dati sulla tastiera e poi premere Invio o spostare la selezione su un'altra cella, ad esempio usando una freccia. A seconda di come introduci i dati, &kspread; li interpreterà come numeri, date o testo: I numeri vengono inseriti nel modo più ovvio; 123, -123, 456.7 o in notazione scientifica -1.2E-5. Le date vanno inserite nel formato scelto per tutto il Sistemae che è stato definito nella finestra di dialogo che trovi nel menu K scegliendo Impostazioni Regione e Accessibilità Paese e lingua . Se, per esempio, stai usando il formato DD/MM/YYYY dovrai immettere 30/03/2002 per 30 marzo 2002. Puoi tralasciare gli zeri iniziali per il giorno e il mese. Per gli anni di questo secolo basta indicare una o due cifre finali, ad esempio 9/1/2 per il 9 gennaio 2002. Gli orari vanno anch'essi indicati nel formato del Sistema. Se, per esempio, stai usando il formato "12 ore", allora dovrai scrivere l'ora nella forma "HH:MIN am|pm" o "HH:MIN:SS am|pm", ossia 9:42 am o 10:30:52 pm. &kspread; considererà come testo un qualsiasi dato immesso se non riesce a riconoscerlo come numero, data od orario. Se non modifichi nulla, &kspread; allinea sulla destra della cella i numeri, le date e gli orari mentre allinea la sinistra tutto il resto. Questa è una utile indicazione per capire se hai immesso correttamente un numero o una data. Ma ricordati che il modo di incolonnare i dati può essere modificato cambiando il formato della cella. La casella più grande per l'immissione di testo più grande che si trova nella barra delle formule fornisce un facile modo per modificare il contenuto di una cella selezionata. Dopo aver cambiato qualcosa, se sei contento delle modifiche puoi dare Invio o premere il tasto sinistro del mouse sulla "V" verde a fianco della casella. Se, invece, vuoi cancellare le modifiche fatte, puoi fare clic sulla "X" rossa. Se non modifichi nulla, &kspread; utilizza il formato Generico per le celle. Quando questo formato è in funzione, &kspread; rileva automaticamente il tipo di dati corrispondente al contenuto attuale della cella. Per esempio, se inserisci del testo in una cella e poi lo sostituisci con un numero, &kspread; formatterà automaticamente il nuovo dato come numero. Se vuoi fissare tu il tipo di dato, puoi impostarlo esplicitamente con Formato cella. Potrai tornare al formato Generico in qualsiasi momento. A prima vista, i Taglia, Copia e Incolla di &kspread; sembrano molto simili a quelli delle altre applicazioni di &kde;. Dopo aver selezionato una o più celle, puoi scegliere Copia o Taglia dal menu Modifica posto in alto o dal menu a comparsa che compare tenendo premuto il tasto destro del mouse su una delle celle selezionate. Puoi anche usare le scorciatoie &Ctrl;C e &Ctrl;X . Adesso puoi spostarti per selezionare la cella di destinazione e scegliere Incolla da uno dei due menu o premere &Ctrl;V. Comunque ci sono alcune particolarità nell'uso di queste funzioni in &kspread; che ora esamineremo. Se una cella contiene una formula, verrà copiata la formula e non il risultato mostrato. Inoltre, se la formula contiene un riferimento ad una cella, questo riferimento viene modificato dall'operazione di Taglia/Copia eIncolla in modo che punti alla cella che è nella stessa posizione relativa. Per esempio, se la cella A2 contiene la formula =B3 e viene copiata in C4, la cella C4 conterrà =D5 . Questo può sembrare un modo abbastanza strampalato per fare una copia, ma è esattamente quello che serve nel 99% dei casi. Se non è questo quello che vuoi, vedi la sezione relativa ai Riferimenti assoluti a celle. Per esempio, nella semplice lista della spesa qui sotto, la cella D2 deve contenere =B2 * C2, D3 deve essere =B3 * C3, D4 =B4 * C4 e così via. Invece di inserire una diversa formula in ogni cella, ti basterà scrivere la prima formula in D2 e poi copiarla nelle altre celle. Ci penserà &kspread; ad aggiustare i riferimenti alle celle nel modo opportuno. Immagine copia-1 Nell'esempio precedente avremmo potuto copiare D2 in un colpo solo sulle tre celle D3, D4 e D5. Basta selezionare tutta l'area D3:D5 prima di dare "Incolla". Un blocco rettangolare di celle può essere tagliato o copiato in un solo colpo. Basta selezionarlo tutto prima di copiare o tagliare. Poi dovrai selezionare l'angolo superiore sinistro dell'area su cui vuoi incollarlo e, infine, dare il comando di incolla. Se copi o tagli un blocco rettangolare di celle, diciamo B2:C3, e lo incolli su un'area più grande, ad es. A10:D13, la disposizione delle celle originali sarà ripetuta fino a completare la nuova area. &kspread; fornisce anche un metodo a Trascinamento per copiare delle celle su altre celle poste immediatamente sotto o a destra delle prime. Per usare questo metodo, seleziona le celle che vuoi copiare, poi posiziona il cursore del mouse sul quadratino che appare nell'angolo inferiore destro del blocco di celle. Il cursore prenderà la forma di una doppia freccia. A questo punto, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse potrai trascinare le celle selezionate fin dove vuoi. Tieni conto che nelle eventuali formule i riferimenti ad altre celle saranno incrementati in accordo con cambiamento di posizione relativa. I riferimenti assoluti non vengono modificati. Una cella può contenere del testo, un valore numerico o una formula ma può anche contenere delle informazioni per la formattazione di un font speciale, dei bordi o di uno sfondo. &kspread; ha delle versioni speciali di Incolla che ti permettono di gestire queste informazioni in modo differenziato. ModificaIncolla speciale... attiva la finestra di dialogo Incolla speciale. Selezionando la voce appropriata nella parte alta di questa finestra, puoi scegliere di incollare solo il Testo, anche il formato di cella, qualsiasi Commento nelle celle o Tutto tranne i bordi. Le voci nella parte bassa di questa finestra ti permettono di eseguire delle semplici operazioni su un blocco di celle. Incolla inserendo... inserisce le celle copiate nel foglio di calcolo spostando le celle che verrebbero sovrascritte di un opportuno numero di righe o colonne verso il basso o verso destra. Può essere usato anche per inserire nel foglio di lavoro intere righe o colonne precedentemente copiate. Puoi usare il tasto Canc o Modifica PulisciTesto per rimuovere testi, valori o formule dalle celle/righe/colonne selezionate senza modificare nient'altro. Per cancellare tutto da celle, righe o colonne, inclusi i commenti e le istruzioni di formato, puoi usare &Shift;Canco scegliere l'opzione Cancella sia dal menu Modifica nella barra che dal menu a scomparsa che appare premendo il tasto destro del mouse su una selezione. Per rimuovere completamente le righe o colonne selezionate, puoi usare le voci Elimina righe o Elimina colonne dal menu a scomparsa collegato al tasto destro del mouse. Se selezioni una o più celle e scegli Rimuovi celle... dal menu a scomparsa collegato al tasto destro del mouse, potrai scegliere se spostare in su o a sinistra le altre celle del foglio per riempire lo spazio lasciato vuoto. Se vuoi inserire nel foglio delle nuove righe o colonne vuote, seleziona la riga o colonna dove vuoi inserirle e scegli l'opzione Inserisci righe o Inserisci colonne dal menu a scomparsa collegato al tasto destro del mouse. Puoi inserire delle nuove celle nel foglio di lavoro. Basta selezionare l'area dove vuoi che appaiono e attivare l'opzione Inserisci celle... dal menu a scomparsa collegato al tasto destro del mouse. Ti verrà chiesto dove vuoi spostare le celle attualmente presenti nell'area (a destra o in basso) per fare posto alle nuove celle. Se il primo carattere in una cella è il segno uguale (=) &kspread; considererà il contenuto della cella come una formula da calcolare. Il risultato verrà mostrato nella cella al posto della formula che l'ha generato. Per esempio se immetti =2+3 in una cella, vedrai apparire 5. L'aspetto più interessante è che una formula può contenere riferimenti ad altre celle. Così, ad esempio, =B4+A3 calcolerà la somma dei valori contenuti nelle celle B4 e A3 e il risultato cambierà se verranno modifichi le celle B4 o A3. Oltre che addizioni, una formula può contenere i simboli - per la sottrazione, * per la moltiplicazione e / per la divisione. Le parentesi tonde, ( e ), possono essere usate come nella normale algebra. Quindi puoi costruire formule più complesse come =((B10 + C3) *5 - F11) / 2 . Le celle che contengono una formula vengono segnate con un triangolino blu nell'angolo inferiore sinistro se è attivata l'opzione Mostra indicatore formula nella scheda Formato FoglioProprietà del foglio . &kspread; include anche un gran numero di funzioni per le applicazioni, ad es. per calcoli statistici, trigonometrici e finanziari. Il loro utilizzo verrà esaminato più in dettaglio nella successiva sezione di questo manuale, ma se sei curioso di vedere subito cosa c'è, scegli Funzione... dal menu Inserisci e dai una scorsa alla finestra di dialogo Funzione che si aprirà. Per ora, limitiamoci a notare che la funzione SUM può essere comoda perché calcola la somma di tutti i valori in un blocco di celle specificato. Per esempio =SUM(B4:C10) calcola la somme di tutti i valori delle celle comprese nel rettangolo tra B4 e C10. Se &kspread; mostra una fila di segni # quando cerchi di inserire una formula, di solito significa che non è in grado di interpretare quello che hai scritto. Però, se la fila di segni # termina con una freccetta rossa, allora significa semplicemente che la cella non è abbastanza grande per mostrare tutto il risultato. In tal caso, devi allargare la cella o cambiare il suo formato, in modo il risultato ci stia correttamente. Se la casella Ricalcolo automatico nella scheda Formato FoglioProprietà del foglio è sbarrata, &kspread; ricalcolerà i valori delle celle ogni volta che nel foglio viene modificato qualcosa da cui esse dipendono. Quando Ricalcolo automaticonon è attivo nel foglio su cui lavori, puoi chiedere a &kspread; di effettuare, in qualsiasi momento, un ricalcolo utilizzando l'opzione Ricalcola foglio o l'opzione Ricalcola documento del menu Strumenti.Puoi anche usare le relative scorciatoie &Shift;F9 or F9. In questo semplice esempio, i dati sono i nomi, lo stato di appartenenza di alcune montagne e la loro altezza sul livello del mare. &kspread; può ordinare questi dati in diversi modi. Immagine di dati ordinati Potresti volere che i dati siano messi in ordine alfabetico. Per farlo basta selezionare l'area che contiene i dati (nell'esempio A2:C7) e attivare Ordina... dal menu Dati. Verrà così aperto il modulo Ordinamento. Se non cambi nulla, i dati vengono ordinati in modo alfanumerico, distinguendo maiuscole da minuscole; i numeri precedono le lettere maiuscole che, a loro volta, precedono le minuscole. Quindi, delle celle che contengano Como, bari, 77 e Bari saranno poste nel seguente ordine: 77 Bari Como bari. Usando la scheda Criterio di ordinamento di questa finestra di dialogo puoi scegliere tra Ordina per riga e Ordina per colonna. Se attivi la casella La prima riga contiene intestazioni, i dati nella prima riga non saranno messi in ordine. Puoi scegliere quale colonna o riga di dati deve essere utilizzata come chiave primaria di ordinamento e, volendo, altre righe o colonne da usare come chiavi successive.Riprendendo l'esempio dell'immagine qui sopra, se scegliamo la colonna B come chiave primaria e la colonna C come secondaria, otterremo un elenco di montagne ordinate per stato e, tra quelle di uno stesso stato, per altezza. La scheda Opzioni di questo modulo, ti permette di ordinare i dati usando l'ordine dato da tuo elenco (ad es. gennaio, febbraio,...), invece che alfabeticamente. Se attivi Copia formato cella (Bordi, colori, stile del testo) il formato della cella sarà spostato insieme ai dati. Se disattivi l'opzione Distingui maiuscole da minuscole, questa distinzione non verrà considerata nell'ordinare i dati. All'estremità sinistra della barra di stato viene mostrato un calcolo effettuato sui valori presenti nelle celle selezionate. A seconda di cosa hai scelto nella casella combinata Metodo di calcolo della scheda Varie della finestra di dialogo per la configurazione di &kspread;, il risultato può essere: Somma Il valore mostrato è la somma dei valori presenti nelle celle selezionate. Minimo Il valore mostrato è il minore tra i valori presenti nelle celle selezionate. Massimo Il valore mostrato è il maggiore tra i valori presenti nelle celle selezionate. Media Il valore mostrato è la media dei valori presenti nelle celle selezionate. Conteggio Il valore mostrato è il numero di celle selezionate che contiene un valore numerico. Nessuno Non si effettua nessun calcolo. Il metodo di calcolo può essere cambiato premendo il tasto destro del mouse sulla casella che contiene il risultato del calcolatore e scegliendo una delle operazioni proposte dal menu a comparsa. &kspread; salva tutto il documento, che può comprendere diversi fogli di lavoro, come un unico file. Se hai creato un nuovo documento, o vuoi salvarne uno vecchio con un nome diverso, utilizza File Salva con nome.... Si aprirà la finestra di dialogo tipica di &kde; Salva con nome. Scegli la cartella in cui vuoi salvare il documento e assegnagli un nome opportuno scrivendolo nella casella Indirizzo:. I documenti prodotti da &kspread; vengono normalmente registrati automaticamente con l'estensione .odsp e, quindi, non hai bisogno di aggiungerla al nome del file. Comunque, assicurati che sia selezionato Foglio di calcolo OASIS OpenDocument come Filtro:. Per salvare il tuo documento senza cambiargli nome, utilizza semplicemente FileSalva. Puoi anche salvare un documento &kspread; in un formato diverso, vai alla sezione Importazione ed esportazione per avere maggiori informazioni al riguardo. Quando salvi una versione modificata di un documento esistente, &kspread; conserverà la versione precedente come copia di backup.Per distinguerla aggiungerà il simbolo ~ alla fine del nome del file. &kspread; cerca di proteggerti dalla perdita del lavoro fatto quando, ad esempio, il computer si blocca o tu chiudi &kspread; senza salvare il documento aperto. A tal fine, ogni tanto, salva automaticamente l'ultima versione del documento su cui stai lavorando, utilizzando un nome modificato del file. La versione salvata automaticamente viene di solito distrutta quando tu salvi il tuo documento. In questo modo essa esiste solo se è più aggiornata della versione che hai salvato manualmente. Quando apri un documento, &kspread; verifica per te se esiste una versione auto-salvata. Se la trova, ti proporrà di usarla. I documenti auto-salvati vengono registrati con un nome della forma .nome_tuo_file.autosave (nota il punto all'inizio del nome). Così che foglio1.ods sarà auto-salvato come .foglio1.ods.autosave. Questa funzionalità può essere personalizzata nel modulo di configurazione. Se pensi di dover creare diversi documenti simili, puoi risparmiare tempo e fatica creando subito un modello che poi utilizzerai come base per i singoli documenti. Per farlo, basta creare un documento che contiene solo gli elementi comuni e poi salvarlo scegliendoFile Creazione modello da documento.... Questo farà aprire la finestra di dialogo Crea un modello. Scrivi un nome per il tuo nuovo modello nel riquadro di testo Nome: e premi il pulsante OK. La prossima volta che inizierai un nuovo documento selezionando File Nuovo o lancerai &kspread;, la finestra di avvio ti presenterà la possibilità di creare il nuovo documento sulla base del tuo modello. La finestra di dialogo Crea un modello ti permette anche di scegliere un'icona diversa da associare al nome del modello nella finestra di avvio. Inoltre, ti consente di salvare i tuoi modelli sotto gruppi con nomi diversi, che appariranno in schede separate nella finestra di dialogo. Sostanzialmente, per stampare un foglio elettronico basta selezionare FileStampa... che fa apparire la finestra di dialogo Stampa di &kde;, dove potrai scegliere tra l'altro la stampante da utilizzare, il numero di copie e se stampare tutto o solo le pagine selezionate. Se non intervieni, &kspread; stamperà tutto il documento aperto, ma tu puoi delimitare la stampa. Basta selezionare prima la zona che vuoi stampare e poi scegliere Definisci stampa dal sotto-menu FormatoIntervallo di stampa. &kspread; stamperà tutti i fogli necessari per includere tutti gli elementi del documento. Puoi rapidamente vedere come un foglio verrà suddiviso in pagine di stampa, attivando l'opzione VisualizzaMostra divisione in pagine. I bordi di ogni pagina di stampa saranno segnati da delle linee colorate sul foglio di lavoro. Per vedere più dettagliatamente cosa verrà inviato alla stampante, compreso tutto quello che hai chiesto di inserire come intestazioni e piè di pagina (vedi più avanti), seleziona FileAnteprima di stampa.... Per migliorare l'aspetto del documento stampato, puoi cambiare i font, i colori, i bordi e la dimensione delle celle del foglio. Vedi la sezione Formattazione del documento per maggiori dettagli. Puoi anche utilizzare la finestra di dialogo Aspetto pagina, che si richiama selezionando Formato Aspetto pagina..., per cambiare l'orientazione e la dimensione delle pagine stampate (quest'ultima è legata ai fogli che hai nella stampante) e lo spessore dei margini. La scheda Intestazione e piè di pagina della finestra di dialogo Aspetto pagina ti permette anche di aggiungere dei testi (ad es. il nome del file, la data e il numero di pagina) all'intestazione e al piè di pagina di ogni foglio stampato. La sezione Intervalli: della scheda Opzioni della finestra di dialogo Aspetto pagina fornisce un modo alternativo per restringere la stampa a solo una parte del documento e ti permette di ripetere certe righe o colonne su ogni pagina di stampa. Questa scheda ti permette anche di decidere se stampare la griglia, gli indicatori dei commenti e delle formule, gli oggetti e i grafici. Nella sezione Stampa ridimensionata puoi anche stabilire un fattore di scala o limitare il numero di pagine da stampare.