Pamela Robert

pamroberts@blueyonder.co.uk

&erik.kjaer.pedersen.role; Ligesom resten af KDE, har &kspread; mange indstillingsmuligheder, som kan forårsage problemer for læsere som forsøger at sammenligne teksten i et dokument som dette, med det de ser i den udgave af &kspread; som kører på deres desktop. For at skære nogle af mulighederne for forvirring væk, foreslår vi at du vælger standardvalgmulighederne på alle sider i &kspread;s indstillingsdialog når du først begynder at bruge &kspread; (de opnås ved at vælge Opsætning Indstil &kspread;...), undtagen Kompletteringstilstand: på siden Diverse, som bør indstilles til Ingen. Det kan også være til hjælp at aktivere værktøjsvink globalt i Kontrolcentret, via Udseende og temaer Stil på siden Stil. Dette afsnit forsøger at forklare, ved hjælp af eksempler, hvad et regneark som &kspread; i virkeligheden gør, og hvorfor det er et så nyttigt værktøj når man skal håndtere tal. Hvis du allerede har brugt et regnearksprogram, vil du måske gå direkte til næste afsnit. Det første du skal gøre, er at starte &kspread;. Du kan gøre det ved at venstreklikke på &kspread;-ikonen, hvis der er en på desktoppen eller i panelet, eller du kan vælge Kontor&kspread; i K-menuen. &kspread; efter første start Når det er startet får du valget at åbne seneste dokument, oprette et nyt dokument ud fra en skabelon (med skabelonkategorier) eller åbne et eksisterende dokument. Vælg kategorien Generelt til venstre og vælg skabelonen Tomt arbejdsark. Klik derefter på knappen Brug denne skabelon. Hvis du kigger på &kspread; når det er startet, ser du et ark med tomme rektangulære celler, arrangerede i rækker med numre og søjler med bogstaver. Det er her du indtaster data, formler, tekst eller diagrammer. Skærmbillede af første start Indtast nu den tekst og de værdier som vises i de fem første rækker på skærmaftrykket ovenfor, i de samme celler på regnearket. Ignorér det der er på linje 7 for øjeblikket. For at indtaste noget i en celle, markeres cellen først ved at venstreklikke inde i den, skriv derefter det du vil, og tryk så på Enter eller brug piletasterne til at flytte markeringen til en anden celle. Det vi har skrevet hidtil ville kunne være et enkelt budget for de næste to måneder, som giver en liste af hvor meget vi tænker os at bruge på Mad, Bolig, Klæder og Øvrige omkostninger. Vælg nu celle B7 (søjle B, række 7), og skriv =B2+B3+B4+B5 og tryk på Enter. Eftersom dette begynder med tegnet =, ser &kspread; at det er en formel, noget som skal beregnes, i dette tilfælde ved at summere værdierne i de fire celler B2 til B5, og det som vises i celle B7 er resultatet af beregningen. Du kunne nu indtaste en lignende formel i celle C7, bortset fra at i dette tilfælde ville det skulle være =C2+C3+C4+C5, men der er en nemmere måde, nemlig at kopiere indholdet i celle B7 og indsætte det i C7. &kspread; justerer automatisk cellereferencerne fra B.. til C.. når værdien indsættes. På dette tidspunkt synes synes du måske at &kspread; ikke gør mere end du ville kunne håndtere med pen, papir og en lommeregner, og det kan være rigtigt, men husk at dette er et meget lille eksempel på et regneark, som udfører enkle beregninger med et fåtal af værdier. For alle rimeligt store tabeller med værdier eller data, er det meget hurtigere og nøjagtigere at bruge et regneark til at udføre beregningerne, end at gøre dem manuelt. Desuden lader et regneark dig lege Hvad sker hvis? Eftersom hver formel automatisk genberegnes så snart en af de værdier som den afhænger af ændres, så man kan hurtigt se hvad der sker hvis en af dem ændres. Med vort eksempel, så kan man se effekten af at reducere omkostningen til mad i december, ved blot at indtaste en ny værdi i celle C2. Eller hvis et regneark nøjagtigt modellerede drivhuseffekten, ville man for eksempel kunne se effekten af en 50 procent formindskning af metankoncentrationen. Du kan vælge en enkelt celle, eller et rektangulært område, i regnearket. De markerede celler vises med en tyk sort kant. venstreklikke på den skriv cellereferencen (for eksempel B5) i cellereferencefeltet i venstrekanten af formelværktøjslinjen og tryk på Enter brug menupunktet VisGå til celle... Du kan også flytte rundt med piletasterne. Ved at trykke på tasten Enter flyttes den nuværende markering et skridt opad, nedad, til venstre eller til højre, afhængig af indstillingen på siden Diverse i &kspread;s indstillingsdialog. Hvis du holder &Shift;-tastennede mens piletasterne bruges, så flyttes markeringen til begyndelsen eller slutningen af blokken med brugte celler. For at vælge et sammenhængende område med celler, trækkes musemarkøren hen over det ønskede område med venstre museknap nedtrykt, eller referencerne for øverste venstre og nederste højre celle skrives ind, adskilt af et kolon i formelværktøjslinjens cellereferencefelt (for eksempel B7:C14 ) og der trykkes på Enter, eller cellereferencerne med et lignende format indskrives i dialogen som vises med VisGå til celle.... Du kan også vælge et område med celler ved at markere cellen i et hjørne af det ønskede området, og derefter holde &Shift; -tasten nede mens venstre museknap bruges til at markere cellen i det modsatte hjørne. For at vælge en hel række eller søjle med celler, venstreklikkes på rækkenummeret til venstre for tabellen eller søjlens bogstav over tabellen. For at vælge rækker og søjler ved sien af hinanden, trækkes musemarkøren over de tilsvarende rækkenumre eller søjlebogstaver med venstre museknap nedtrykt. For at vælge celler som ikke er ved siden af hinanden, klikkes på den første celle du vil markere og derefter holdes &Ctrl;-tasten nede mens de øvrige celler markeres. At indtaste data in en celle kan være så enkelt som at markere cellen, skrive data, og derefter trykke på Enter eller flytte markeringen til en anden celle med en af piletasterne. Afhængig af hvordan du indtaster data, tolkes det af &kspread; som et tal, en dato, en tid eller en tekst: Numre skrives ind på den oplagte måde, 123, -123, 456,7 eller i videnskabelig notation 1,2E-5. Datoer skal skrives ind i systemformatet, som det er defineret i K-menuens dialog Opsætning Region og tilgængelighedLand/region og sprog. Hvis du for eksempel bruger formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, skal du indtaste 2002-03-30 for 30. marts, 2002. Indledende nuller kan udelades i dagen og måneden og kun den sidste eller de to sidste cifre af året skal skrives ind hvis datoen gælder nuværende århundrede, for eksempel 2-1-9 for 9. januar, 2002. Tider skal også indtastes i systemformatet. Hvis du for eksempel bruger et 24-timers ur, så skrives tider som TT:MM eller TT:MM:SS, som 9:42 eller 22:30:52.. &kspread; definerer al inddata som tekst hvis den ikke kan genkende data som et tal, en dato eller en tid. Normalt højrejusterer &kspread; numre, datoer og tider inde i en celle, og venstrejusterer alt andet. Dette kan være en nyttig indikation på om du skrev en dato eller en tid i rigtigt format. Men husk at måden som punkter vises på kan ændres, ved at ændre celleformatet. Indtastningsfeltet i formelværktøjslinjen sørger for en enkel måde at redigere indholdet af en markeret celle. Tryk på Enter eller venstreklik på det grønne mærke når du er tilfreds med det du skrevet, eller klik på det røde kryds for at annullere redigeringen. &kspread; bruger celleformatet Generelt som standard. Så længe dette format bruges, detekterer &kspread; automatisk den egentlige datatype afhængig af de nuværende celledata. Hvis du for eksempel skriver tekst ind i en celle og senere skriver et tal i samme celle, tolker &kspread; automatisk den nye værdi som et tal. Hvis du vil definere datatypen selv, kan du eksplicit angive den under celleformat. Du kan ændre formatet tilbage til Generisk når som helst. Ved første blik, virker &kspread;s Klip, Kopiér og Indsæt som de samme funktioner i andre &kde;-programmer. Når en celle eller flere celler er markeret, kan du vælge Kopiér eller Klip i menuen Redigér eller i menuen som vises ved at holde højre museknap nede på en markeret celle, eller ved at bruge genvejstasterne &Ctrl;C eller &Ctrl;X. Derefter kan du flytte markeringen til cellen hvor du vil indsætte, og vælge Indsæt eller bruge genvejstasten &Ctrl;V. Der er dog visse hårfine forskelle som hører sammen med disse funktioner i &kspread;, som beskrives nedenfor. Hvis en celle indeholder en formel, så kopieres selve formlen i stedet for resultatet som vises. Hvis formlen indeholder en reference til en anden celle, så ændres referencen af operationerne Klip eller Kopiér og Indsæt så at den peger på cellen som har samme relative position som originalcellen. Hvis for eksempel celle A2 indeholder formlen =B3 og den kopieres til C4, så kommer cellen C4 til at indeholde =D5. Dette kan synes at være en ganske mærkelig måde at lave en kopi, men i 99 procent af tilfældene er dette nøjagtigt hvad man vil have (hvis det ikke er det, se afsnittet om absolutte cellereferencer). I den enkle indkøbsliste som vises nedenfor, så skal celle D2 indeholde =B2 * C2, D3 skal være =B3 * C3, D4 skal være =B4 * C4 og så videre. I stedet for at behøve at indtaste en anden formel i hver celle, så kan man blot indtaste den første formel i D2 og derefter kopiere den til cellerne nedenfor, og lade &kspread; justere cellereferencerne så de passer. Skærmaftryk af første kopiering I eksemplet ovenfor kan D2 kopieres til alle tre celler D3 til D5 på en gang, ved blot at kopiere D2 og derefter vælge hele celleområdet inden man indsætter. Et rektangulært område med celler kan klippes eller kopieres på én gang ved at vælge området inden man klipper eller kopierer. Man vælger derefter øverste venstre hjørne af området hvor resultatet skal indsættes, inden man indsætter. Hvis man klipper eller kopierer et rektangulært område med celler, for eksempel B2:C3, og indsætter det i et større område som A10:D13 så gentages mønstret i det oprindelige område for at udfylde det større område. &kspread; sørger også for en metode til at trække og kopiere celler til andre celler lige nedenfor eller til højre for de oprindelige celler. For at bruge denne metode, vælges cellerne som skal kopieres og placér derefter musemarkøren over den lille sorte firkant i nederste højre hjørne af de markerede celler, så markøren ændres til en pil med to hoveder. Hold derefter venstre museknap nede mens de markerede celler trækkes så langt som ønskes. Bemærk at cellereferencer i formler bliver forøget ifølge den relative positionsændring. Absolutte referencer ændres ikke. En celle kan indeholde tekst, en værdi eller en formel, og kan også indeholde særlige skrifttype-, kant- eller baggrunds-formateringsinformation. &kspread; har specielle udgaver af at indsætte, som lader dig håndtere denne information på forskellige måder. Indsæt speciel... viser dialogen Indsæt speciel. Ved at vælge passende valgmuligheder i den øverste del af dialogen, kan du vælge kun at indsætte Tekst, cellens Format, en eventuel Kommentar i cellen eller Alting bortset fra kant. Punkterne i den nederste del af dialogen lader dig udføre enkel aritmetik med et celleområde. Indsæt med indsætning... indsætter de kopierede celler i tabellen ved at flytte celler som ellers skulle skrives over et passende antal rækker eller søjler nedad og til højre. Det kan også bruges til at indsætte hele kopierede rækker eller søjler i tabellen. Brug tasten Delete eller RedigérRydTekst for at fjerne teksten, værdien eller formlen fra de markerede celler, rækker eller søjler uden at påvirke noget andet. For at slette alt i markerede celler, rækker eller søjler, endog kommentarer og særlig formatering, bruges &Shift;Delete eller punktet Slet i menuen Redigér vælges, eller i menuen som vises når du højreklikker på en markering. For helt og holdent at fjerne markerede rækker eller søjler fra tabellen, bruges valgmulighederne Slet rækker..., eller Slet søjler... fra menuen som vises med højre museknap. Hvis du markerer en eller flere celler og vælger Fjern celler... i menuen som vises med højre museknap, kan du vælge om andre celler på arbejdsarket skal flyttes op eller til venstre for at udfylde pladsen som efterlodes af cellen eller cellerne som du har valgt at fjerne. Hvis du vil indsætte nye tomme rækker eller søjler i arket, markeres rækkerne eller søjlerne hvor du ønsker at de nye rækker eller søjler skal placeres, og vælg valgmuligheden Indsæt rækker... eller Indsæt søjler... i menuen som vises med højre museknap. Du kan indsætte nye celler i arbejdsarket ved at markere området hvor du ønsker at de skal vises, og derefter vælge tilvalget Indsæt celler... i menuen som vises med højre museknap. Du bliver så spurgt om de eksisterende celler i det markerede område skal flyttes ned eller til højre for at give plads til de nye. Hvis det første tegn i en celle er et lighedstegn (=) antager &kspread; at cellens indhold er en formel som skal beregnes. Resultatet af beregningen vises i cellen, i stedet for selve formlen. Skriv for eksempel =2+3 i en celle, så vil resultatet 5 blive vist. Mere nyttigt er at en formel kan indeholde referencer til andre celler, så =B4+A3 beregner summen af værdierne i cellerne B4 og A3, og denne beregning opdateres så snart cellerne B4 eller A3 ændres. Foruden addition, kan en formel bruge symbolerne - til subtraktion, * til multiplikation og / for at udføre division. Runde parenteser ( og ) kan også bruges som i almindelig algebra, så du kan indtaste sammensatte formler såsom =((B10 + C3) *5 - F11) / 2 . Celler som indeholder en formel, markeres med en lille blå trekant i nederste venstre hjørne hvis afkrydsningsfeltet Vis formelindikering på siden Formatér ArkArkegenskaber er markeret. &kspread; indeholder også et stort antal indbyggede formler for beregningsanvendelser indenfor statistik, trigonometri og finans. Hvordan de bruges betragtes mere indgående i et senere afsnit i håndbogen, men hvis du allerede er interesseret nu, vælg Funktion... i menuen Indsæt og kig gennem dialogen Funktion som vises. For øjeblikket kan formlen SUM være interessant, eftersom den beregner summen af alle værdier i et angivet område med celler. For eksempel så beregner =SUM(B4:C10) summen af alle værdier i celleområdet B4 til C10. Hvis &kspread; viser en linje med symbolet # når du har skrevet formlen ind, så betyder dette oftest at det ikke går at tolke hvad du har skrevet, men hvis linjen med # slutter med en lille rød pil, betyder det kun at cellen ikke er bred nok til at vis hele resultatet. I dette tilfælde bør du enten gøre cellen bredere eller ændre formatet så resultatet får tilstrækkeligt med plads. Hvis feltet Automatisk genberegning i dialogen Formatér Ark Egenskaber for arbejdsark er markeret, så genberegner &kspread; værdierne i cellerne så snart noget som påvirker dem ændres. Når Automatisk genberegning ikke er markeret for nuværende arbejdsark, kan du bede om at &kspread; udfører en genberegning når som helst, ved at bruge valgmulighederne Genberegn ark eller Genberegn dokument i menuen Værktøjer eller deres genvejstaster &Shift;F9 eller F9. I det simple eksempel nedenfor, består data af navne på et antal bjerg med deres lande, sammen med deres højde over havet. &kspread; lader os sortere data som disse på forskellige måder. Skærmaftryk af sorterede data Vi vil måske sortere data så navnene er i alfabetisk rækkefølge. Markér området som indeholder data (A2:C7 i dette tilfælde) og vælg Sortér... i menuen Data for at gøre det. Dette åbner dialogen Sortering. Sortering gøres alfanumerisk, og er versalfølsomt. Tal kommer før store bogstaver, som kommer før små bogstaver, så celler som indeholder Cykel, bar, 77 og Bue vil blive sorteret i følgende rækkefølge: 77 Bue Cykel bar. På siden Sorteringsbetingelser i dialogen kan du vælge Sortér rækker eller Sortér søjler. Hvis du markerer Første række indeholder overskrifter indgår den første linje ikke i sorteringen. Du kan vælge hvilken søjle eller række som skal bruges som hovedsorteringsnøgle, og hvis du vil, andre søjler eller rækker som bruges som sekundære og tertiære nøgler. Med eksemplet på skærmaftrykket ovenfor, vil data sorteres ifølge land ved at vælge søjle B som første nøgle, og for hvert land, ifølge højde, ved at vælge søjle C som anden nøgle. Siden Tilvalg i dialogen lader dig sortere ved at bruge rækkefølge for objekter såsom januar, februar, ... i stedet for alfanumerisk. Celleformatet flyttes med celleindholdet hvis du vælger Kopiér celleformatering (kanter, farver, tekststil). Afmarkér tilvalget Versalfølsom sortering for at sortere uden at tage hensyn til store og små bogstaver. Venstre del af statuslinjen viser en summering af værdier i markerede celler. Afhængig af indstillingen i dropned-feltet Beregningsmetode: på siden Diverse i &kspread;s indstillingsdialog, kan summeringen være: Sum Værdien som vises er summen af alle værdier i de markerede celler. Min Værdien som vises er minimum af alle værdier i de markerede celler. Maks Værdien som vises er maksimum af alle værdier i de markerede celler. Gennemsnit Værdien som vises er middelværdien af alle værdier i de markerede celler. Antal Værdien som vises er antallet af celler som indeholder numeriske værdier. Ingen Ingen summeringsberegning udføres. Beregningsmetoden kan også ændres ved at højreklikke på resultatområdet for summeringsberegningen i statuslinjen, og vælge et af punkterne fra menuen som vises. &kspread; gemmer hele dokumentet, som kan indeholde mere end et arbejdsark, som en enkelt dokumentfil. Hvis du har oprettet et nyt dokument, eller vil gemme et eksisterende med et andet navn, bruges Fil Gem som.... Dette viser &kde;'s sædvanlige dialog Gem dokument som. Vælg mappe hvor du vil gemme dokumentet, og skriv et passende filnavn ind i tekstfeltet Sted:. &kspread;-dokumenter gemmes normalt automatisk med filendelsen .ods, så du behøver ikke at tilføje dette til filnavnet, men sørg for at valget Filter: er indstillet til OASIS OpenDocument regneark. For at gemme dokumentet uden at ændre navn, bruges blot FilGem. Du kan også gemme et &kspread;-dokument i et fremmed format, se afsnittet om import og eksport for mere information om hvordan det gøres. Når du gemmer en ændret udgave af et eksisterende dokument, så beholder &kspread; den foregående udgave som en sikkerhedskopi, og tilføjer symbolet ~ i slutningen af filnavnet. &kspread; tilbyder en vis beskyttelse mod at tabe arbejde på grund af et maskinsammenbrud eller på grund af at du lukket for &kspread; uden at gemme nuværende dokument. Dette gøres ved automatisk at gemme den seneste udgave af dokumentet som du arbejder med med nogen minutters mellemrum med et ændret filnavn. Versionen som gemmes automatisk tages normalt bort når du gemmer dokumentet næste gang, så den findes kun hvis den er aktuellere end versionen som du gemmer manuelt. Når du åbner et dokument, kontrollerer &kspread; om en version som er gemt automatisk findes, og hvis en sådan findes, får du tilbuddet om at åbne den i stedet for. Automatisk gemte dokumenter gemmes med et filnavn på formen .dit_filnavn.autosave (observér det indledende punktum), så at blad1.ods vil blive gemt automatisk som .blad1.ods.autosave. Funktionen for at gemme automatisk kan indstilles af brugeren. Hvis du vil oprette mange lignende dokumenter, kan du spare tid og besvær ved først at oprette en skabelon og derefter bruge den som grundlag for de enkelte dokumenter. For at gøre dette, oprettes først et dokument som indeholder de fælles dele, og det gemmes derefter som en skabelon ved at vælge FilOpret skabelon ud fra dokument.... Når dette gøres åbnes dialogen Opret en skabelon. Indtast så navnet på den nye skabelon i tekstfeltet Navn: og klik så på O.k. Næste gang du laver et nyt dokument ved at vælge FilNy eller næste gang du starter &kspread;, så giver dialogen Vælg dig mulighed for at oprette det nye dokument ud fra din skabelon. Dialogen Opret en skabelon lader dig også vælge et andet billede som vises ovenfor skabelonnavnet i startdialogvinduet, og lader dig gemme skabelonerne med forskellige gruppenavne, som vises som forskellige faneblade i dialogen. At udskrive et regneark gøres helt enkelt ved at vælge FilUdskriv..., hvilket viser &kde;'s almindelige dialog Udskriv hvor du kan vælge, blandt andet, printeren som skal bruges, antal kopier og om alle eller kun udvalgte sider skal skrives ud. Normalt udskriver &kspread; alle punkter på det nuværende arbejdsark, men du kan begrænse dette ved først at markere området du vil udskrive, og derefter vælge Angiv udskriftsområde i undermenuen FormatérUdskriftsområde. &kspread; udskriver så mange sider som behøves for at få alle punkter med på det nuværende arbejdsark. Du kan hurtigt se hvordan et arbejdsark opdeles i separate sider for udskrift ved at markere feltet VisVis sidekanter. Kanterne for hver side som udskrives markeres så med røde linjer på arbejdsarket. Vælg FilForhåndsvis udskrift..., for en mere detaljeret visning af hvad som vil blive sendt til printeren, inklusive alt som du har bedt om skal være med i sidehoved og sidefod (se nedenfor). For at forbedre udseendet af udskriften, kan du ændre skrifttype, farver, kanter og størrelser for cellerne på arbejdsarket, se afsnittet Formatering af regneark for mere information om hvordan man gør dette. Du kan også bruge dialogen Sidelayout, som vises ved at vælge FormatérSidelayout..., for at ændre orientering på de udskrevne sider, papirsstørrelse (den bør passe til printeren) og størrelsen af marginerne. Fanebladet Sidehoved og sidefod i denne dialog lader dig tilføje information såsom filnavn, dato og sidenummer i sidehoved og sidefod på hver udskreven side. Feltet Områder på siden Tilvalg i dialogen Sidrlayout giver en alternativ måde at begrænse udskriften til en del af arbejdsarket og tillader dig at gentage valgte søjler eller rækker på hver udskrevet side. Denne side tillader dig også at vælge om du vil udskrive gitteret, kommentarindikeringer og formelindikeringer, objekter og diagrammer. I feltet Opret udskrift kan du indstille en skaleringsfaktor eller begrænse antal sider for udskrift.