Pamela Robert

pamroberts@blueyonder.co.uk

&traducteurGerardDelafond; Comme le reste de &kde;, &kspread; est hautement configurable, ce qui peut causer des problèmes pour les lecteurs essayant de comparer le texte dans un document comme celui-ci avec ce que voyez sur la version de &kspread; fonctionnant sur leur bureau. Pour couper court à certaines possibilités de confusion, il est suggéré que, quand vous commencez à utiliser &kspread;, vous mettiez les options à leur valeur par défaut dans toutes les pages du dialogue de configuration de &kspread; (obtenu en sélectionnant ConfigurationConfigurer KSpread...) sauf pour la page Mode de complètement dans Divers, qui devrait être réglé sur Aucun. Vous pouvez aussi trouver utile d'activer les infobulles dans la boîte de dialogue du menu K PréférencesApparence et ThèmesStyle. Cette section tente d'expliquer par exemple ce qu'un tableur comme &kspread; fait en réalité, et pourquoi c'est un outil aussi utile dans de nombreuses situations où vous devez gérer des chiffres. Si vous avez déjà utilisé un tableur, vous pouvez sauter la section suivante. La première chose à faire est de lancer &kspread;. Vous pouvez faire ceci avec le bouton gauche de la souris sur une icône de &kspread; s'il y en a une sur votre bureau ou votre tableau de bord, ou vous pouvez sélectionner Bureautique&kspread; dans le menu K. Quand il a démarré, on vous demandera de créer un document à partir d'un modèle, d'ouvrir un document existant ou un document récent ou de démarrer avec un document vide. Choisissez Commencer avec un document vide. En regardant &kspread; après son démarrage, vous verrez un tableau de rectangles vides arrangées en lignes numérotées et colonnes lettrées. Cela est l'endroit où vous donnez des données ou des formules, du texte ou des diagrammes. Capture d'écran de démarrage1 Maintenant, saisissez le texte et les valeurs affichées dans les 5 premières lignes de la capture d'écran ci-dessus dans les cellules correspondantes de votre tableur. Ignorez ce qui se trouve dans la ligne 7 pour le moment. Pour saisir quoi que ce soit dans une cellule, sélectionnez d'abord la cellule en cliquant du bouton gauche de la souris dedans, puis écrivez ce que vous voulez, puis actionnez Entrée ou utilisez les touches flèches pour déplacer le point de sélection vers une autre cellule. Ce que vous avez écrit jusqu'à maintenant pourrait être un simple budget pour les deux mois à venir, une liste de ce que nous avons dépensé pour la nourriture, l'habillement ou toute autre dépense. Maintenant, sélectionnez la cellule B7 (colonne B, ligne 7), saisissez =B2+B3+B4+B5 et actionnez Entrée. Du fait qu'elle commence par le symbole =, &kspread; considère que c'est une formule, quelque chose qu'il doit calculer, dans ce cas en additionnant ensemble les valeurs dans les 4 cellules B2 à B5, et ce qui sera affiché dans la cellule B7 sera le résultat de ce calcul. Vous pourriez écrire une formule similaire dans la cellule C7, sauf que dans ce cas, ça aurait dû être =C2+C3+C4+C5, mais il y a une manière plus simple qui est de copier la cellule B7 et de la coller dans C7. &kspread; ajustera automatiquement les références de cellules de B.. vers C.. quand le collage sera fait. À ce point, vous pouvez penser que &kspread;ne fait rien de plus que vous ne pourriez faire avec un crayon, un papier et une calculette, et vous auriez raison, mais souvenez-vous que ceci n'est qu'un petit exemple d'un tableur faisant des calculs simples avec peu de nombres. Pour tout tableau de chiffres de taille raisonnable, l'utilisation d'un tableur pour faire des calculs est bien plus rapide et plus précis que de les faire à la main. De plus, un tableur vous permet de jouer au jeu Quoi si. Du fait que chaque formule est automatiquement recalculée quand une des valeurs auxquelles elle se rapporte change, vous pouvez voir rapidement ce qui se passe si vous en changez une. En utilisant notre exemple, vous pouvez voir l'effet de réduire le montant dépensé en nourriture en décembre simplement en entrant une nouvelle valeur dans la cellule C2. Si vous aviez un tableur qui modélisait l'effet de serre, vous pourriez peut-être voir l'effet d'une réduction de 50 % de la quantité de méthane relâchée dans l'atmosphère. Vous pouvez sélectionner une simple cellule ou une zone rectangulaire de cellules dans le tableau. La(les) cellule(s) est(sont) affichée(s) avec une bordure noire. Pour sélectionner une simple cellule, cliquez du bouton gauche dessus ou écrivez la référence de la cellule (par exemple B5) dans la boîte de référence de cellules à l'extrémité gauche de la barre de formules et actionnez Entrée, ou utilisez l'option de menu Affichage Aller à la cellule. Vous pouvez aussi vous déplacer avec les touches flèches. En actionnant la touche Entrée, la sélection courante se déplacera d'une position vers le haut, vers le bas, vers la gauche ou vers la droite, en fonction des réglages dans la page Divers de la boîte de dialogue de configuration de &kspread;. Si vous maintenez enfoncée la touche &Ctrl; pendant l'utilisation des touches Flèches, la sélection se déplacera au début ou à la fin du bloc de cellules occupées. Pour sélectionner une zone de cellules, tirez le curseur de la souris au travers de la zone désirée avec le bouton gauche enfoncé, ou donnez les références des cellules du coin gauche haut et du bas à droite séparées par un deux-points dans la boîte de référence de cellule de la barre de formules (par exemple B7:C14) et actionnez Entrée ou donnez ces références de cellules dans un format similaire dans la boîte de dialogue amenée par AffichageAller à la cellule.... Vous pouvez aussi sélectionner une zone de cellules en sélectionnant la cellule dans un coin de la zone désirée, puis tenir la touche &Maj; en utilisant le bouton gauche de la souris pour sélectionner le coin opposé. Pour sélectionner une ligne ou une colonne complète de cellules, cliquez du bouton gauche sur le numéro de ligne au bord gauche du tableau ou sur les lettres de colonne eu haut. Pour sélectionner des lignes ou des colonnes adjacentes, tirez le pointeur de la souris sur les numéros de ligne ou lettre de colonnes appropriés avec le bouton gauche de la souris enfoncé. La saisie de données dans une cellule peut être aussi simple que sélectionner des cellules, écrire vos données, puis actionner Entrée ou déplacer la sélection vers une autre cellule avec une des touches flèche. En fonction de la manière dont vous saisissez les données, &kspread; les interprétera comme un nombre, une date ou de texte : Les nombres sont saisis de la manière évidente : 123, -123, 456,7 ou en notation scientifique -1,2E-5. Les dates devraient être saisies dans le format de votre système, comme défini dans la boîte de dialogue du menu K PréférencesPersonnalisationPays et langue. Si, par exemple, vous utilisez le format JJ/MM/AAAA, vous devez écrire 30/03/2002 pour le 30 mars 2002. Les zéros de début peuvent être omis pour les champs de jour et d'année et seul le dernier ou deux chiffres de l'année doivent être donnés si la date est dans le siècle en cours, par exemple 9/1/12 pour le 9 janvier 2002. Les heures doivent aussi être saisies en utilisant le format Système. Par exemple, si vous utilisez une horloge sur 12 heures, saisissez les heures en format HH:MM am|pm ou HH:MM:SS am|pm comme 9:42 am ou 10:30:52 pm &kspread; définit n'importe quelles données d'entrée comme du texte s'il ne peut les reconnaître comme un nombre, une date ou une heure. Par défaut, &kspread; justifie à droite les nombres, les dates et les heures dans les cellules et à gauche tout le reste. Ceci peut être un guide utile pour savoir si vous avez saisi une date ou une heure dans le format correct. Mais, souvenez-vous que la manière dont les éléments sont affichés peut se changer en changeant le format de cellule. La zone de saisie de texte principale dans la barre de formules fournit une manière facile de modifier le contenu de la cellule sélectionnée. Actionnez Entrée ou cliquez du bouton gauche sur la coche verte quand vous êtes satisfait de ce que vous avez saisi, ou cliquez sur la croix rouge pour annuler vos modifications. Au premier coup d'œil, l'élément de menu Couper, Copier et Coller de &kspread; apparaissent similaires à ces fonctions dans les autres applications de &kde;. Ayant sélectionné une cellule ou des cellules, vous pouvez choisir Copier ou Couper dans le menu Édition ou dans le menu déroulant que vous obtenez en maintenant enfoncé le bouton droit de la souris sur une cellule sélectionnée. Vous pouvez aussi utiliser les raccourcis-clavier &Ctrl;C ou &Ctrl;X, puis déplacez la sélection vers la cellule-cible et choisissez Coller ou actionnez &Ctrl;V. Cependant, il y a des subtilité associées à ces fonctions dans &kspread;, qui sont discutées ci-dessous. Si une cellule contient une formule, la formule elle-même est copiée plutôt que le résultat affiché, et si la formule contient une référence à une autre cellule, cette référence est changée par les opérations Couper, Copier et Coller au point vers la cellule qui est dans la même position relative à la cellule originale. Par exemple, si la cellule A2 contient la formule =B3 et est copiée dans C4, la cellule C4 contiendra =D5. Ceci peut sembler une manière plutôt étrange de faire une copie, mais 99 fois sur cent, c'est exactement ce qui est voulu (si ce n'est pas le cas, voyez la section sur références absolues aux cellules). Par exemple dans la simple liste d'achats ci-dessous, la cellule D2 devrait contenir =B2 * C2, D3 devant être =B3 * C3, D4 devant être =B4 * C4 et ainsi de suite. Au lieu d'avoir à saisir une formule différente dans chaque cellule, vous pouvez simplement écrire la première formule dans D2 et la copier dans les cellules dessous, laissant &kspread; ajuster les références aux cellules pour s'y adapter. Capture d'écran Copie1 Dans l'exemple ci-dessus, D2 peut être collé dans toutes les trois cellules D3 à D5 d'un coup en copiant simplement D2, puis en sélectionnant la zone complète de cellules D3:D5 avant de faire le collage. Une zone rectangulaire de cellules peut être copiée ou coupée d'un coup en sélectionnant la zone avant de faire la copie. Puis, sélectionnez la cellule du coin haut gauche de la zone où vous voulez coller avant de faire le collage. Si vous coupez ou copiez une zone rectangulaire de cellules, disons B2:C3 et la collez dans une grande zone plus grande comme A10:D13, le motif original des cellules sera répétée pour emplir la zone-cible. &kspread; fournit aussi une méthode de Tirer et copier pour copier les cellules dans d'autres cellules immédiatement au-dessous ou à droite des cellules originales. Pour utiliser cette méthode, sélectionnez les cellules à copier, puis positionnez le pointeur de la souris sur le petit carré noir dans le coin en bas à droite des cellules sélectionnées, de telle manière que le curseur se change en flèche à double tête. Puis, tenez le bouton gauche enfoncé pendant que vous tirez les cellules sélectionnées aussi loin que vous voulez. Une cellule peut contenir du texte, une valeur ou une formule, et peut aussi contenir des informations de formatage de police, bordure ou fond spéciales. &kspread; a des versions spéciales de Coller qui vous permettent de manipuler ces éléments de différentes manières. ÉditionCollage spécial... ouvre la boîte de dialogue Collage spécial. En sélectionnant l'élément approprié de la partie du haut de ce dialogue, vous pouvez choisir de coller seulement le Texte, le Format de cellule, tout Commentaire dans les cellules ou Tout sauf les bordures. Les éléments de la partie basse de cette boîte de dialogue vous permettent de faire de simples opérations arithmétiques sur une zone de cellules. Coller avec insertion... insère les cellules copiées dans la feuille en déplaçant les cellules qui autrement seraient écrasées d'un nombre convenable de lignes ou colonnes vers le bas ou la droite. Il peut aussi être utilisé pour insérer des lignes copiées complètes ou des colonnes dans la feuille. Utilisez la touche Suppr ou Édition EffacerTexte pour enlever le texte, la valeur ou la formule des cellules, ligne ou colonne sélectionnées sans rien affecter d'autre. Pour tout supprimer dans les cellules, lignes ou colonnes sélectionnées, y compris les commentaires et le formatage spécial, utilisez &Maj; Suppr ou choisissez l'option Supprimer du menu Édition ou du menu contextuel que vous obtenez quand vous cliquez du bouton droit sur une sélection. Pour enlever les lignes ou colonnes sélectionnées complètement, utilisez les options Supprimer les lignes ou Supprimer les colonnes du menu contextuel du bouton droit de la souris. Si vous sélectionnez une ou des cellules et choisissez Supprimer les cellules... du menu contextuel du bouton droit de la souris, vous pouvez choisir si les autres cellules de la feuille seront déplacées vers le haut ou vers la gauche pour emplir l'espace laissé par les cellules que vous avez choisi d'enlever. Si vous voulez insérer une nouvelle ligne ou colonne vide dans la feuille, sélectionnez les lignes ou colonnes où vous voulez que les nouvelles lignes ou colonnes soient placées et choisissez l'option Insérer des ligne(s)..., Insérer des colonnes... du menu contextuel du bouton droit de la souris. Vous pouvez insérer de nouvelles cellules dans la feuille en sélectionnant la zone où vous voulez qu'elles apparaissent, puis en choisissant l'option Insérer des cellules... du menu contextuel du bouton droit de la souris. On vous demandera si les cellules existantes de la zone sélectionnée doivent être déplacées vers le bas ou la droite pour faire de la place aux nouvelles. Si le premier caractère dans une cellule est un signe égal (=), &kspread; considérera le contenu de la cellule comme une formule qui doit être calculée. Le résultat du calcul sera affiché dans la cellule plutôt que la formule elle-même. Par exemple, saisissez =2+3 dans une cellule et elle devrait afficher 5. Plus utilement, une formule peut contenir des références aux autres cellules, ainsi =B4+A3 calculera la somme des valeurs des cellules B4 et A3 et ce calcul sera mis à jour lorsque les cellules B4 ou A3 seront modifiées. De la même manière que pour l'addition, une formule peut faire usage du symbole - pour la soustraction, * pour la multiplication et / pour la division. Les symboles de parenthèses arrondies ( et ) peuvent aussi être utilisés comme dans l'algèbre normal, ainsi vous pouvez saisir des formules plus complexes comme =((B10 + C3) *5 - F11) / 2 . Les cellules qui contiennent une formule seront marquées par un petit triangle bleu dans le coin en bas à gauche si la case Afficher l'indicateur de formules de la page Préférences du dialogue de configuration de &kspread; est cochée. &kspread; inclut aussi un grand nombre de fonctions intégrées pour les applications comme les statistiques, la trigonométrie et les calculs financiers. Leur usage sera examiné plus en profondeur dans une section ultérieure de ce manuel, mais si vous êtes intéressé à ce stade, choisissez Fonction... dans le menu Insertion et jetez un coup d'oeil à la boîte de dialogue Fonction qui sera affichée. Pour le moment, cependant, la fonction SUM peut être intéressante car elle calcule la somme de toutes les valeurs dans une zone spécifiée de cellules. Par exemple =SUM(B4:C10) calcule la somme de toutes les valeurs dans la zone de cellules allant de B4 à C10. Si &kspread; affiche une ligne de symboles # quand vous avez saisi une formule, ceci signifie habituellement qu'il ne peut pas comprendre ce que vous avez saisi, mais si la ligne de symboles # se termine par une petite flèche rouge, ceci signifie simplement que la cellule n'est pas assez grande pour afficher le résultat complet. Dans ce cas, vous devez soit élargir la cellule, soit changer son format pour que le résultat y tienne correctement. Si la case Recalcul automatique de la page Préférences de la boîte de dialogue Configuration Configurer KSpread... est cochée, &kspread; recalculera les valeurs des cellules au cas où quelque chose qui les affecte aurait changé. Vous pouvez dire à &kspread; d'effectuer un recalcul n'importe quand en utilisant les options Recalculer la feuille ou Recalculer le livret de travail du menu Outils ou leurs raccourcis &Maj;F9 ou F9. Dans le simple exemple ci-dessous, les données consistent en les noms et pays d'un certain nombre de montagnes avec leur hauteur par rapport à la mer. &kspread; peut trier ces données comme ceci de différentes manières. Capture d'écran du tri des données Nous pouvons vouloir que les données soient triées de telle manière que les noms soient en ordre alphabétique. Pour faire cela, sélectionnez la zone contenant les données (A2:C7 dans ce cas) et choisissez Trier... du menu Données. Cela ouvre la boîte de dialogue Tri. en utilisant la page Critères de tri de cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir quelle colonne de données doit être utilisée comme clé primaire de tri et, si vous voulez, d'autres colonnes à utiliser comme clés secondaire et tertiaire. En utilisant l'exemple dans la capture d'écran ci-dessus, en choisissant la colonne B comme clé primaire et la colonne C comme clé secondaire, le tri se fera par pays, et pour chaque pays, par hauteur. Le tri est fait d'une manière alphanumérique et est sensible à la casse, les nombres venant avant les majuscules, qui viennent avant les lettre minuscules, de telle manière que les cellules qui contiennent les entrées Cat, bar, 77 et Bat seront triées dans l'ordre suivant : 77 Bat Cat bar. La page Options du dialogue vous permet de trier par ligne au lieu de par colonne et vous permet de trier en utilisant l'ordre des éléments dans une liste personnalisée comme Janvier, Février... au lieu d'un ordre alphanumérique. &kspread; peut aussi mettre les résultats d'un tri dans une zone différente du tableau, plutôt que d'écraser les donnés originales. Pour ce faire, saisissez la cellule en haut à gauche de la zone-cible dans la zone de saisie de texte Cellule de début : de la page Options. Le format de cellule sera aussi copié dans la nouvelle zone si vous cochez la case Copier la mise en page. Si vous cochez la case La première ligne contient l'en-tête, les données de la première ligne seront copiées directement dans la première ligne de la zone-cible sans être incluse dans l'opération de tri. L'extrémité gauche de la barre d'état affiche un sommaire des valeurs dans les cellules sélectionnées. Selon le réglage de la liste combinée Méthode de calcul : dans la page divers de la boîte de dialogue de configuration de &kspread;, ce sommaire peut être : Somme La valeur affichée est la somme des valeurs dans les cellules sélectionnées. Min La valeur affichée est le minimum des valeurs dans les cellules sélectionnées. Max La valeur affichée est le maximum des valeurs dans les cellules sélectionnées. Moyenne La valeur affichée est la moyenne des valeurs dans les cellules sélectionnées. Compte La valeur affichée est le nombre de cellules contenant des valeurs numériques. Aucun Aucun calcul n'est effectué La méthode de calcul peut aussi être changée en cliquant du bouton droit sur le libellé de résultat de calcul de la barre d'état et en choisissant un élément dans le menu contextuel. &kspread; enregistre le livret de travail complet, qui peut inclure plusieurs feuilles, comme un simple document. Si vous avez créé un livret ou voulez en enregistrer un existant sous un nom différent, utilisez FichierEnregistrer sous.... Ceci ouvrira la boîte de dialogue commune de &kde; Enregistrer le document sous. Choisissez le dossier où vous voulez enregistrer le livret et donnez un nom convenable dans la zone de texte Emplacement :. Les documents &kspread; sont normalement automatiquement enregistrés avec une extension .ksp, vous n'avez pas besoin d'ajouter ceci au nom du fichier, mais assurez-vous que la sélection Filtre : est positionnée sur &kspread;. Pour enregistrer votre livret sans changer son nom, utilisez simplement FichierEnregistrer. Vous pouvez aussi enregistrer un livret &kspread; dans un format étranger : voyez la section Importation / Exportation pour plus d'informations sur cela. Quand vous avez enregistré une version modifié d'un livret existant, &kspread; conservera la précédente version comme fichier de sauvegarde, ajoutant un ~ à la fin du nom du fichier. &kspread; peut fournir une certaine protection contre la perte de votre travail du fait d'un arrêt anormal de l'ordinateur ou de la fermeture de &kspread; sans enregistrer le livret de travail courant. Il fait cela automatiquement en enregistrant la dernière version du document sur lequel vous travaillez toutes les quelques minutes en utilisant un nom de fichier modifié. La version autoenregistrée est normalement supprimée quand vous enregistrez ensuite votre livret, de telle manière qu'il n'existe que s'il est plus à jour que la version enregistrée à la main. Quand vous ouvrez un livret, &kspread; vérifie s'il existe une version autoenregistrée, et s'il en trouve une, il offrira de l'ouvrir à la place. Les livrets autoenregistrés sont enregistrés avec un nom de fichier de la forme .votrenomdefichier.autosave (notez le point au début), ainsi spread1.ksp serait enregistré automatiquement sous le nom .tableur1.ksp.autosave. Cette fonctionnalité d'autoenregistrement est configurable par l'utilisateur. Si vous allez créer beaucoup de livrets semblables, vous pouvez économiser du temps et des soucis en créant d'abord un modèle, puis en l'utilisant comme base pour les documents individuels. Pour faire ceci, créez d'abord un livret contenant les éléments communs, puis enregistrez-le comme modèle en choisissant Fichier Créer un modèle à partir du document.... en faisant cela, s'ouvre la boîte de dialogue Créer un modèle. Saisissez un nom pour votre nouveau modèle dans la zone de texte Nom : et actionnez le bouton OK. La prochaine fois que vous commencerez un nouveau livret et choisissant FichierNouveau ou quand vous démarrerez &kspread;, la boîte de dialogue Choisir vous donnera l'option de créer le nouveau document à partir de votre modèle. La boîte de dialogue Créer un modèle vous permet aussi de choisir une image différente à afficher au-dessus du nom du modèle dans la boîte de dialogue Choisir et vous permet d'enregistrer vos modèles sous différents groupes de noms, qui apparaîtront comme différentes pages à onglets dans la boîte de dialogue Choisir. Imprimer un tableur se fait schématiquement en sélectionnant FichierImprimer... qui amène la boîte de dialogue Imprimer de &kde;, où vous pouvez choisir entre autres options, l'imprimante à utiliser, le nombre de copies et si toutes ou seulement les pages sélectionnées seront imprimées. Par défaut, &kspread; imprimera tous les éléments dans la feuille courante, mais vous pouvez restreindre ceci en sélectionnant d'abord la zone que vous voulez imprimer, puis en choisissant Définir la plage d'impression du sous-menu FormatPlage imprimable. &kspread; imprimera autant de feuilles que nécessaire pour inclure tous les éléments de la courante. Vous pouvez voir rapidement comment un tableau sera coupé en pages séparées pour l'impression en cochant la case AffichageAfficher les limites de pages. Les limites de chaque page imprimée seront marquées par des lignes de couleur dans la feuille. Pour une vue plus détaillée de ce qui sera envoyé à l'imprimante, y compris tout ce que vous avez demandé à être inclus dans les en-têtes et pieds de page (voir ci-dessous), choisissez FichierAperçu avant impression.... Pour améliorer l'apparence de la sortie imprimée, vous pouvez changer les polices, les couleurs, les bordures et la taille des cellules dans la feuille. Voyez la section Formatage du tableur pour plus de détails sur le sujet. Vous pouvez aussi utiliser la boîte de dialogue Mise en page invoquée en sélectionnant FormatFormat du papier... pour changer le sens des pages imprimées, la taille du papier (cela devrait convenir à votre imprimante) et la taille des marges. La page En-tête et pieds de page de la boîte de dialogue Mise en page vous permet aussi d'ajouter du texte comme le nom du fichier, la date et le numéro de page à l'en-tête et au pied pour chaque page imprimée. La section Imprimer la zone de la page Options de la boîte de dialogue Mise en page fournit une manière alternative de restreindre la sortie imprimée à juste une partie du tableau. Cette page vous permet aussi de sélectionner s'il faut ou non imprimer le quadrillage, les indicateurs de commentaires et de formules, et vous permet de répéter les colonnes ou lignes sélectionnées sur chaque page imprimée.