>&kword; heeft de mogelijkheid om gegevens van een externe (of interne) database te gebruiken om documenten voor individuele leden/klanten/vrienden een <emphasis
>persoonlijker tintje</emphasis
> te geven.</para>
<para
>Dit hoofdstuk van het handboek behandelt alle aspecten binnen &kword; van het creëren, samenvoegen en afdrukken van documenten. Dit handboek geeft geen uitleg over:</para>
<itemizedlist>
<listitem
><para
>Het creëren van een externe database.</para
></listitem>
<listitem
><para
>Veiligheidsrisico's met betrekking tot databases.</para
></listitem>
<listitem
><para
>Het werken met SQL. Er wordt vanuit gegaan dat u enige kennis van het werken met SQL hebt als u een SQL-database als gegevensbron gebruikt.</para
></listitem>
<listitem
><para
>Toegang krijgen tot een netwerk of internet.</para
></listitem>
</itemizedlist>
<para
>Informatie over deze onderwerpen kunt u in de documentatie van de software of op internet vinden.</para>
<para
>U kunt voor de gegevens die met de standaardbrieven worden samengevoegd verschillende bronnen gebruiken: </para>
>Het Adresboek van &kde;. Klik <link linkend="mail-merge-ab"
>hier</link
> voor aanwijzingen.</para
></listitem>
<listitem
><para
>De interne database van &kword;. Klik <link linkend="mail-merge-internal"
>hier</link
> voor aanwijzingen.</para
></listitem>
</itemizedlist>
<sect2 id="mail-merge-sql">
<title
>Een externe SQL-database als gegevensbron gebruiken </title>
<indexterm
><primary
>standaardbrieven</primary
><secondary
>SQL-database</secondary
></indexterm>
<para
>&kword; kan een aantal van de meestgebruikte "open source" databases als gegevensbron gebruiken om persoonlijke gegevens met standaarddocumenten samen te voegen.</para>
>In dit dialoogvenster kunt u de query invullen en controleren. Het dialoogvenster is in drieën verdeeld: Informatie over de database, informatie over de query en de query-invoerregel.</para>
<para
>Het gedeelte <guilabel
>Informatie</guilabel
> bevat twee keuzelijsten. Onder <guilabel
>Beschikbare tabellen</guilabel
> staat een lijst van alle beschikbare tabellen in de huidige database. Selecteer de gewenste tabel door er met de &LMB; op te klikken. Een lijst van alle beschikbare velden in die tabel wordt in de keuzelijst ernaast getoond.</para>
<para
>Het tekstvak <guilabel
>Query</guilabel
> onderin het dialoogvenster is de query-invoerregel. Typ hier de SQL-query en klik daarna op de knop <guibutton
>Uitvoeren</guibutton
>. &kword; zal in de database zoeken, het resultaat wordt in het vak <guilabel
>Query-resultaat</guilabel
> weergegeven. U kunt de query op de invoerregen wijzigen en bewerken en elke keer als u op de knop <guibutton
>Uitvoeren</guibutton
> klikt, wordt het nieuwe resultaat getoond.</para>
<note
><para
>&kword; stelt geen beperkingen in voor de query's. Deze kunnen eenvoudig en direct zijn:</para>
<para
><userinput
>select * from Clients</userinput
></para>
<para
>Of ingewikkeld en voor meer tabellen tegelijk:</para>
<para
><userinput
>select Clients.FirstName, Clients.LastName, Clients.address, data.Birthday, data.EyeColour from eMail, data where data.FirstName=Clients.FirstName and data.LastName=Clients.LastName </userinput
></para>
</note>
<para
>U kunt op <guibutton
>Instellen</guibutton
> klikken wanneer u <link linkend="mail-merge-login"
>een andere database wilt openen</link
>.</para>
<para
>Wanneer de query het resultaat oplevert dat u zoekt, klikt u op <guilabel
>OK</guilabel
> om de query te gebruiken. </para>
<para
>Het dialoogvenster wordt gesloten en het eerste dialoogvenster wordt weer zichtbaar.</para>
>Nu de gegevens-query gemaakt is, kunnen de gegevensvelden in het document ingevoegd worden. Klik <link linkend="mail-merge-fields"
>hier om verder te gaan</link
>.</para>
</sect3>
</sect2>
<sect2 id="mail-merge-kspread">
<title
>Een &kspread;-bestand als gegevensbron gebruiken</title>
<indexterm
><primary
>standaardbrieven</primary
><secondary
>&kspread;-bestand gebruiken</secondary
></indexterm>
<para
>&kword; kan de gegevens in een &kspread;-bestand samenvoegen met standaardbrieven.</para>
<note
><para
>Om deze gegevens te kunnen gebruiken, hoeft u alleen de locatie van het &kspread;-bestand te weten en het nummer van het rekenblad (pagina) dat de gegevens bevat.</para
></note>
<para
>De procedure om persoonlijke gegevens uit een &kspread;-bestand in standaardbrieven in te voegen bestaat uit drie stappen:</para>
<orderedlist>
<listitem
><para
><link linkend="mail-merge-kspread-data"
>Selecteer het bestand dat de gegevens bevat.</link
></para
></listitem>
<listitem
><para
><link linkend="mail-merge-fields"
>De gegevensvelden invoegen</link
> zodat &kword; weet op welke plaats de gegevens ingevoegd moeten worden.</para
></listitem>
<listitem
><para
>De documenten <link linkend="mail-merge-print"
>afdrukken</link
>.</para
></listitem>
</orderedlist>
<sect3 id="mail-merge-kspread-data">
<title
>Het bestand kiezen dat de gegevens bevat</title>
<para
>Kies <menuchoice
><guimenu
>Hulpmiddelen</guimenu
> <guimenuitem
>Standaardbrieven instellen...</guimenuitem
></menuchoice
> op de menubalk. Er verschijnt een dialoogvenster.</para>
>In dit venster kunt u de gegevenstabel creëren. De werkbalk bevindt zich aan de bovenkant, het grootste gedeelte van het venster biedt ruimte aan items en records.</para>
<sect4 id="mail-merge-internal-data-entry"
><title
>De structuur van de gegevenstabel definiëren</title>
<para
>Eerst moeten er een of meer items (gegevensvelden) toegevoegd worden. Klik op <inlinemediaobject
>), de derde knop van rechts op de werkbalk. Er verschijnt een dialoogvenster. Typ een duidelijke naam voor het item (Naam, Adres, Te betalen, enz.) in het tekstvak. </para>
<note
><para
>Dit is de naam van het item, niet van de records die bij het item horen.</para
></note>
<para
>Klik op <guibutton
>OK</guibutton
>, het item wordt in de tabel toegevoegd.</para>
<para
>Herhaal dit tot alle items in de tabel zijn toegevoegd.</para>
<para
>Om een item te verwijderen klikt u er met de &LMB; op. Daarna klikt u op <inlinemediaobject
> item geselecteerd hebt. &kword; zal het item en <emphasis
>alle records erin direct verwijderen</emphasis
>. U kunt de gegevens niet meer terughalen.</para
></warning>
</sect4>
<sect4 id="mail-merge-internal-data-value"
><title
>De gegevens in te tabel invoeren</title>
<para
>Als de items gedefinieerd zijn kunt u er records aan toevoegen.</para>
<para
>Bovenin het dialoogvenster is een teller met aan weerskanten twee knoppen. De teller toont het huidige recordnummer. De records worden genummerd in dezelfde volgorde als ze ingevoerd werden. U kunt door de records bladeren met behulp van de knoppen of de schuifpijlen.</para>
>. Nu kunnen de gegevensvelden in het document ingevoegd worden.</para>
</sect4>
</sect3>
<sect3 id="mail-merge-fields">
<title
>De gegevensvelden in het document invoegen</title>
<para
>&kword; weet nu welke items er in de gegevensbron aanwezig zijn en u kunt nu de gegevensvelden in het document invoegen.</para>
<para
>Een gegevensveld is een plaatshouder in het document. Deze plaatshouder wordt in elk document (bijvoorbeeld in elke brief) vervangen door de waarde die voor elk record bij de items is ingevuld.</para>
<sect4 id="mail-merge-field-insert">
<title
>Een gegevensveld invoegen</title>
<indexterm
><primary
>standaardbrieven</primary
><secondary
>gegevensvelden invoegen</secondary
></indexterm>
<para
>Om een gegevensveld in te voegen plaatst u de tekstcursor op de gewenste plaats in het document en kiest u <menuchoice
><guimenu
>Invoegen</guimenu
> <guimenuitem
>Variabele</guimenuitem
> <guimenuitem
>Standaardbrief...</guimenuitem
></menuchoice
> op de menubalk. Er verschijnt een lijst met beschikbare items. Selecteer het gewenste item en klik op <guibutton
>OK</guibutton
>.</para>
<para
>Het gegevensveld wordt ingevoegd op de cursorpositie. Het gegevensveld is ingesloten in punthaken.</para>
<para
>Voeg op dezelfde manier de overige gegevensvelden in. Als alle gegevensvelden ingevoegd zijn kan het document afgedrukt worden.</para>
</sect4>
<sect4 id="mail-merge-field-delete">
<title
>Een gegevensveld verwijderen</title>
<indexterm
><primary
>standaardbrieven</primary
><secondary
>gegevensvelden verwijderen</secondary
></indexterm>
<para
>U kunt een gegevensveld op twee manieren verwijderen:</para>
<itemizedlist>
<listitem
><para
>Plaats de tekstcursor achter het veld en druk op de &Backspace;-toets. </para
></listitem>
<listitem
><para
>Plaats de tekstcursor vóór het veld en druk op de <keycap
>Delete</keycap
>-toets. </para
></listitem>
</itemizedlist>
</sect4>
</sect3>
<sect3 id="mail-merge-print">
<title
>Een afdrukvoorbeeld bekijken en het document afdrukken</title>
<indexterm
><primary
>standaardbrieven</primary
><secondary
>gegevens en tekst samenvoegen</secondary
></indexterm>
<para
>Als alle gegevensvelden zijn ingevoegd kunt u een afdrukvoorbeeld bekijken en de documenten afdrukken.</para>
<sect4 id="mail-merge-print-preview">
<title
>Een afdrukvoorbeeld bekijken</title>
<para
>Om het afdrukvoorbeeld te bekijken kiest u <menuchoice
><guimenu
>Hulpmiddelen</guimenu
> <guimenuitem
>Standaardbrieven instellen...</guimenuitem
></menuchoice
> op de menubalk. Er verschijnt een dialoogvenster.</para>
>. In het afdrukvoorbeeld kunt u zien hoe de uiteindelijke afgedrukte documenten eruit zullen zien.</para>
</sect4>
<sect4 id="mail-merge-print-printing">
<title
>De standaardbrieven afdrukken</title>
<para
>Standaardbrieven worden op dezelfde manier afgedrukt als alle andere documenten. Meer informatie over afdrukken kunt u vinden bij<link linkend="printing"
