You can not select more than 25 topics
Topics must start with a letter or number, can include dashes ('-') and can be up to 35 characters long.
943 lines
25 KiB
943 lines
25 KiB
<sect1 id="mail-merge">
|
|
<sect1info>
|
|
<authorgroup>
|
|
<author
|
|
><firstname
|
|
>Mike</firstname
|
|
> <surname
|
|
>McBride</surname
|
|
> </author>
|
|
<othercredit role="translator"
|
|
> <firstname
|
|
>Stefan</firstname
|
|
> <surname
|
|
>Asserhäll</surname
|
|
> <affiliation
|
|
><address
|
|
><email
|
|
>stefan.asserhall@comhem.se</email
|
|
></address
|
|
></affiliation
|
|
> <contrib
|
|
>Översättare</contrib
|
|
></othercredit
|
|
>
|
|
</authorgroup>
|
|
</sect1info>
|
|
<title
|
|
>Sammanfoga brev</title>
|
|
<indexterm
|
|
><primary
|
|
>sammanfoga brev</primary
|
|
><secondary
|
|
>inledning</secondary
|
|
></indexterm>
|
|
|
|
<para
|
|
>&kword; har möjlighet att använda data från en extern (eller intern) databas för att <emphasis
|
|
>anpassa</emphasis
|
|
> dokument till individuella medlemmar, kunder eller vänner.</para>
|
|
<para
|
|
>Det här avsnittet i handboken täcker allt när det gäller att skapa, sammanfoga och skriva ut dokument som särskilt gäller &kword;. Handboken täcker inte:</para>
|
|
<itemizedlist>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Att skapa en extern databas.</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Säkerhetsaspekter för databaser.</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Detaljerad information om SQL. Du antas ha viss kunskap om SQL, om du använder en SQL-databas som datakälla.</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Att komma åt nätverket eller Internet.</para
|
|
></listitem>
|
|
</itemizedlist>
|
|
|
|
<para
|
|
>För svar på dessa frågor, finns annan dokumentation tillgänglig på Internet, som gäller den programvara du har valt.</para>
|
|
<para
|
|
>Du kan hämta data för att sammanfoga brev från ett antal olika källor: </para>
|
|
<itemizedlist>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Om du vill använda en extern SQL-databas, klicka <link linkend="mail-merge-sql"
|
|
>här</link
|
|
>.</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Om du vill använda en &kspread;-fil för data, klicka <link linkend="mail-merge-kspread"
|
|
>här</link
|
|
>.</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Om du vill använda information från &kde;:s adressbok, klicka <link linkend="mail-merge-ab"
|
|
>här</link
|
|
>.</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Om du vill använda &kword;s interna databas, klicka <link linkend="mail-merge-internal"
|
|
>här</link
|
|
>.</para
|
|
></listitem>
|
|
</itemizedlist>
|
|
|
|
<sect2 id="mail-merge-sql">
|
|
<title
|
|
>Använda en extern SQL-databas som datakälla.</title>
|
|
<indexterm
|
|
><primary
|
|
>sammanfoga brev</primary
|
|
><secondary
|
|
>SQL-databaser</secondary
|
|
></indexterm>
|
|
|
|
<para
|
|
>&kword; har möjlighet att använda flera av de mest populära öppna databaserna som datakälla för anpassade dokument.</para>
|
|
<note
|
|
><para
|
|
>För att komma åt en extern databas med SQL, måste datorn ha en lämplig databasmodul kompilerad med din version av QT.</para>
|
|
<para
|
|
>För mer information se <link linkend="installation"
|
|
>avsnittet om installation i det här dokumentet</link
|
|
>.</para
|
|
></note>
|
|
<para
|
|
>Databasen kan finnas på samma dator som &kword;, eller på vilken dator som helst som kan kommas åt via ett datornätverk eller Internet.</para>
|
|
<para
|
|
>För att använda databasen, måste du känna till följande information:</para>
|
|
<itemizedlist>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Databasens namn</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Värddatornamn eller IP-adress för datorn där databasen finns</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Portadressen på den angivna datorn som tillåter SQL-åtkomst</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Ett giltigt användarnamn för databasen</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Ett giltigt lösenord för användarnamnet</para
|
|
></listitem>
|
|
</itemizedlist>
|
|
|
|
<para
|
|
>Om du har all den här informationen direkt tillgänglig, är du redo att fortsätta.</para>
|
|
<para
|
|
>Att använda en extern databas för att skapa anpassade dokument är en process med tre steg:</para>
|
|
<orderedlist>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-sql-data"
|
|
>Anslut till databasen och välj förfrågan.</link
|
|
></para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-fields"
|
|
>Infoga sammanfogningsfälten</link
|
|
> för att tala om för &kword; var databasinformationen ska infogas.</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-print"
|
|
>Skriv ut</link
|
|
> de anpassade dokumenten.</para
|
|
></listitem>
|
|
</orderedlist>
|
|
|
|
<sect3 id="mail-merge-sql-data">
|
|
<title
|
|
>Hitta databasen och fråga efter posterna.</title>
|
|
<para
|
|
>För att börja, välj <menuchoice
|
|
><guimenu
|
|
>Verktyg</guimenu
|
|
><guimenuitem
|
|
>Anpassa sammanfoga brev...</guimenuitem
|
|
></menuchoice
|
|
> i menyraden. En dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guibutton
|
|
>Öppna befintlig...</guibutton
|
|
>. Ytterligare en liten dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1a.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Välj <guilabel
|
|
>Qt-SQL-källa</guilabel
|
|
> och klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
>. En ny dialogruta visas.<anchor id="mail-merge-login"/></para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmergesql1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Skriv in webbadress eller IP-adress till datorn som har databasen i textrutan som heter <guilabel
|
|
>Värddatornamn:</guilabel
|
|
>.</para>
|
|
<para
|
|
>Välj drivrutinen med namnet <guilabel
|
|
>QMYSQL3</guilabel
|
|
> i kombinationsrutan som heter <guilabel
|
|
>Drivrutin:</guilabel
|
|
>. </para>
|
|
<para
|
|
>Skriv in databasnamnet som du fått i textrutan som heter <guilabel
|
|
>Databasnamn:</guilabel
|
|
> och ett användarnamn i textrutan som heter <guilabel
|
|
>Användarnamn:</guilabel
|
|
>.</para>
|
|
<para
|
|
>Om databasen ska kommas åt via en port som skiljer sig från den normala, skriv in portnumret i textrutan som heter <guilabel
|
|
>Port:</guilabel
|
|
>.</para>
|
|
<tip
|
|
><para
|
|
>Om du ska använda den här databasen vid andra tillfällen, kan du klicka på knappen som heter <guibutton
|
|
>Behåll inställningar...</guibutton
|
|
>. &kword; frågar efter ett beskrivande namn.</para>
|
|
<para
|
|
>När du vill återställa inställningarna för framtida sessioner, välj helt enkelt det beskrivande namnet i kombinationsrutan överst till vänster i dialogrutan.</para>
|
|
</tip>
|
|
<para
|
|
>När all information är riktig, klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
>. &kword; frågar efter ett lösenord till databasen. Skriv in lösenordet i textrutan och klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
>.</para>
|
|
<para
|
|
>&kword; frågar nu om du vill ersätta nuvarande datakälla med källan du har valt. Klicka på <guibutton
|
|
>Ja</guibutton
|
|
>. </para>
|
|
<para
|
|
>Du är nu ansluten till databasen. Nu måste du välja data i databasen. Den här dialogrutan visas igen. </para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guibutton
|
|
>Redigera aktuell...</guibutton
|
|
>. En ny dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmergesql2.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Den här dialogrutan är avsedd för att hjälpa dig skriva in och prova en databasförfrågan. Dialogrutan är uppdelad i tre avsnitt: Databasinformation, frågeinformation och frågeraden.</para>
|
|
<para
|
|
>Avdelningen med databasinformation heter <guilabel
|
|
>Information</guilabel
|
|
> och består av två kombinationsrutor. Den vänstra (<guilabel
|
|
>Tillgängliga tabeller</guilabel
|
|
>) ger en lista med tillgängliga tabeller i nuvarande databas. Välj önskad tabell i listan genom att klicka på tabellnamnet med vänster musknapp. En lista med alla tillgängliga fält i den tabellen visas då i den högra kombinationsrutan.</para>
|
|
<para
|
|
>Frågeraden är en textruta som finns nära nederkanten på dialogrutan, och heter <guilabel
|
|
>Förfrågan:</guilabel
|
|
>. Skriv helt enkelt in din SQL-fråga i textrutan och klicka på <guibutton
|
|
>Kör</guibutton
|
|
>. &kword; frågar databasen och returnerar angiven fråga i tabellformat i rutan <guilabel
|
|
>Resultat av förfrågan</guilabel
|
|
>. Du kan ändra, eller redigera din fråga på frågeraden, och varje gång du klickar på <guibutton
|
|
>Kör</guibutton
|
|
>, så visas de nya resultaten från frågan.</para>
|
|
<note
|
|
><para
|
|
>&kword; begränsar inte dina frågesträngar. De kan vara enkla och rättframma:</para>
|
|
<para
|
|
><userinput
|
|
>select * from Clients</userinput
|
|
></para>
|
|
<para
|
|
>Eller komplicerade förfrågningar i flera tabeller:</para>
|
|
<para
|
|
><userinput
|
|
>select Clients.FirstName, Clients.LastName, Clients.address, data.Birthday, data.EyeColour from eMail, data where data.FirstName=Clients.FirstName and data.LastName=Clients.LastName </userinput
|
|
></para>
|
|
</note>
|
|
<para
|
|
>Genom att klicka på <guibutton
|
|
>Ställ in</guibutton
|
|
>, kan du <link linkend="mail-merge-login"
|
|
>logga in till en annan databas</link
|
|
>.</para>
|
|
<para
|
|
>När du har skrivit in rätt förfrågan i textrutan <guilabel
|
|
>Förfrågan:</guilabel
|
|
>, klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
> för att välja den. </para>
|
|
<para
|
|
>Det här tar dig tillbaka till huvuddialogrutan för att sammanfoga brev.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guibutton
|
|
>Stäng</guibutton
|
|
>.</para>
|
|
|
|
<para
|
|
>Nu när du har valt dataförfrågan, är det dags att lägga till sammanfogningsfälten i dokumentet. Klicka <link linkend="mail-merge-fields"
|
|
>här för att fortsätta</link
|
|
>.</para>
|
|
</sect3>
|
|
</sect2>
|
|
|
|
<sect2 id="mail-merge-kspread">
|
|
<title
|
|
>Använda en &kspread;-fil som datakälla</title>
|
|
<indexterm
|
|
><primary
|
|
>sammanfoga brev</primary
|
|
><secondary
|
|
>använda &kspread;-fil</secondary
|
|
></indexterm>
|
|
|
|
<para
|
|
>&kword; kan använda data i ett &kspread;-dokument för att skapa anpassade dokument.</para>
|
|
<note
|
|
><para
|
|
>För att använda data, måste du veta &kspread;-dokumentets plats och arbetsbladets nummer (sidnumret) där data finns.</para
|
|
></note>
|
|
|
|
<para
|
|
>Att använda ett &kspread;-dokument för att skapa anpassade dokument är en process med tre steg:</para>
|
|
<orderedlist>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-kspread-data"
|
|
>Välj filen som data finns i.</link
|
|
></para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-fields"
|
|
>Infoga sammanfogningsfälten</link
|
|
> för att tala om för &kword; var databasinformationen ska infogas.</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-print"
|
|
>Skriv ut</link
|
|
> de anpassade dokumenten.</para
|
|
></listitem>
|
|
</orderedlist>
|
|
|
|
<sect3 id="mail-merge-kspread-data">
|
|
<title
|
|
>Välja filen som i innehåller data.</title>
|
|
<para
|
|
>För att börja, välj <menuchoice
|
|
><guimenu
|
|
>Verktyg</guimenu
|
|
><guimenuitem
|
|
>Anpassa sammanfoga brev...</guimenuitem
|
|
></menuchoice
|
|
> i menyraden. En dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guibutton
|
|
>Öppna befintlig...</guibutton
|
|
>. Ytterligare en liten dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1a.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Välj <guilabel
|
|
>&kspread;-tabellkällfil</guilabel
|
|
> i kombinationsrutan som heter <guilabel
|
|
>Tillgängliga källor:</guilabel
|
|
> och klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
>. En ny dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmergekspread1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Skriv in &kspread;-dokumentets webbadress eller filnamn i textrutan som heter <guilabel
|
|
>Webbadress:</guilabel
|
|
>. Du kan skriva in filnamnet direkt i textrutan, eller klicka på knappen med den blåa katalogen och använda fildialogrutan för att välja &kspread;-filen.</para>
|
|
<para
|
|
>Så fort du har valt &kspread;-dokumentet, visar kombinationsrutan som heter <guilabel
|
|
>Sidnummer:</guilabel
|
|
> alla tillgängliga sidor eller arbetsblad i &kspread;-dokumentet. Välj sidan (eller arbetsbladet) som innehåller data för att sammanfoga brev.</para>
|
|
<para
|
|
>När all information är riktig, klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
>. &kword; frågar om du vill ersätta nuvarande datakälla. Klicka på <guibutton
|
|
>Ja</guibutton
|
|
> för att fortsätta.</para>
|
|
|
|
|
|
<para
|
|
>Du ser huvuddialogrutan för att sammanfoga brev igen.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guibutton
|
|
>Stäng</guibutton
|
|
>.</para>
|
|
|
|
<para
|
|
>Nu när du har valt dataförfrågan, är det dags att lägga till sammanfogningsfälten i dokumentet. Klicka <link linkend="mail-merge-fields"
|
|
>här för att fortsätta</link
|
|
>.</para>
|
|
</sect3>
|
|
</sect2>
|
|
|
|
<sect2 id="mail-merge-ab">
|
|
<title
|
|
>Använda &kde;:s adressbok som datakälla</title>
|
|
<indexterm
|
|
><primary
|
|
>sammanfoga brev</primary
|
|
><secondary
|
|
>använda &kde;:s adressbok</secondary
|
|
></indexterm>
|
|
|
|
<para
|
|
>&kword; kan använda data i din adressbok för att skapa anpassade dokument.</para>
|
|
|
|
<para
|
|
>Att använda adressboksposter för att skapa anpassade dokument är en process med tre steg:</para>
|
|
<orderedlist>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-ab-data"
|
|
>Välj personerna som du vill ska ingå i de sammanfogade breven.</link
|
|
></para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-fields"
|
|
>Infoga sammanfogningsfälten</link
|
|
> för att tala om för &kword; var databasinformationen ska infogas.</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-print"
|
|
>Skriv ut</link
|
|
> de anpassade dokumenten.</para
|
|
></listitem>
|
|
</orderedlist>
|
|
|
|
<sect3 id="mail-merge-ab-data">
|
|
<title
|
|
>Välj personerna du vill ska ingå</title>
|
|
<para
|
|
>För att börja, välj <menuchoice
|
|
><guimenu
|
|
>Verktyg</guimenu
|
|
><guimenuitem
|
|
>Anpassa sammanfoga brev...</guimenuitem
|
|
></menuchoice
|
|
> i menyraden. En dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guibutton
|
|
>Öppna befintlig...</guibutton
|
|
>. Ytterligare en liten dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1a.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Välj <guilabel
|
|
>Insticksprogram för &kde;:s adressbok</guilabel
|
|
> i kombinationsrutan som heter <guilabel
|
|
>Tillgängliga källor:</guilabel
|
|
> och klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
>. En ny dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmergeab1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Dialogrutan består av två listrutor som heter <guilabel
|
|
>Adressbok</guilabel
|
|
> och <guilabel
|
|
>Valda adresser</guilabel
|
|
>. Genom att flytta poster från adressboken till listrutan <guilabel
|
|
>Valda adresser</guilabel
|
|
>, inkluderar du dessa poster i det sammanfogade dokumentet. </para>
|
|
<para
|
|
>För att lägga till en post, markera den i vänstra listrutan genom att klicka med vänster musknapp. Klicka därefter på <guibutton
|
|
>Lägg till</guibutton
|
|
>.</para>
|
|
<para
|
|
>För att ta bort en post, markera posten i högra listrutan genom att klicka med vänster musknapp. Klicka därefter på <guibutton
|
|
>Ta bort</guibutton
|
|
>.</para>
|
|
<tip
|
|
><para
|
|
>Du kan snabbt hitta poster genom att skriva in de 2-3 första bokstäverna i postens namn i textrutan som heter <guilabel
|
|
>Filtrera på:</guilabel
|
|
>.</para
|
|
></tip>
|
|
<note
|
|
><para
|
|
>Du kan ladda det fullständiga adressboksprogrammet genom att klicka på knappen <guibutton
|
|
>Adressbok...</guibutton
|
|
>.</para>
|
|
<para
|
|
>Du kan också spara en fördelningslista med knappen <guibutton
|
|
>Spara som fördelningslista...</guibutton
|
|
>. För mer information om fördelningslistor, se dokumentationen om &kde;:s adressbok.</para
|
|
></note>
|
|
|
|
<para
|
|
>När du har valt alla poster och fördelningslistor som du vill ha, klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
>. &kword; frågar om du vill ersätta nuvarande datakälla. Klicka på <guibutton
|
|
>Ja</guibutton
|
|
> för att fortsätta.</para>
|
|
|
|
|
|
<para
|
|
>Du ser huvuddialogrutan för att sammanfoga brev igen.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guibutton
|
|
>Stäng</guibutton
|
|
>.</para>
|
|
|
|
<para
|
|
>Nu när du har valt dataförfrågan, är det dags att lägga till sammanfogningsfälten i dokumentet. Klicka <link linkend="mail-merge-fields"
|
|
>här för att fortsätta</link
|
|
>.</para>
|
|
</sect3>
|
|
</sect2>
|
|
|
|
|
|
<sect2 id="mail-merge-internal">
|
|
<title
|
|
>Använd en intern representation med tabelldata för att skapa dokument</title>
|
|
<indexterm
|
|
><primary
|
|
>sammanfoga brev</primary
|
|
><secondary
|
|
>använda &kword;s datatabeller</secondary
|
|
></indexterm>
|
|
|
|
<para
|
|
>För små datamängder, eller om du inte har en databas som innehåller data som ska sammanfogas, erbjuder &kword; möjlighet att skriva in data <emphasis
|
|
>direkt i &kword;</emphasis
|
|
> i tabellform. Den här interna datastrukturen kan därefter användas för att skapa dokument med data infogat på förutbestämda platser.</para>
|
|
<para
|
|
>Att använd en intern representation av data för att skapa anpassade dokument är en process med tre steg:</para>
|
|
<orderedlist>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-internal-data"
|
|
>Skriva in data</link
|
|
> i &kword;</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-fields"
|
|
>Infoga sammanfogningsfälten</link
|
|
> för att tala om för &kword; var databasinformationen ska infogas.</para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
><link linkend="mail-merge-print"
|
|
>Skriv ut</link
|
|
> de anpassade dokumenten.</para
|
|
></listitem>
|
|
</orderedlist>
|
|
<para
|
|
>Efter data en gång har skapats, kan du gå tillbaka och ändra det efter behov, och skapa en ny uppsättning anpassade dokument från det.</para>
|
|
|
|
<sect3 id="mail-merge-internal-data">
|
|
<title
|
|
>Skriva in data</title>
|
|
<para
|
|
>För att börja, välj <menuchoice
|
|
><guimenu
|
|
>Verktyg</guimenu
|
|
><guimenuitem
|
|
>Anpassa sammanfoga brev...</guimenuitem
|
|
></menuchoice
|
|
> i menyraden. En dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guibutton
|
|
>Skapa ny...</guibutton
|
|
>. Ytterligare en liten dialogruta visas.</para>
|
|
<para
|
|
>För närvarande finns det bara ett alternativ i dialogrutan, <guilabel
|
|
>Internlagring</guilabel
|
|
>. Klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
>. En ny dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge2.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Det här är ett kort för att skapa en egen datamängd i tabellform. Längs toppen finns en verktygsrad, och huvuddelen av dialogrutan är ett utrymme för par med namn och värde.</para>
|
|
<sect4 id="mail-merge-internal-data-entry"
|
|
><title
|
|
>Definiera strukturen för datatabellen</title>
|
|
<para
|
|
>Vi måste först lägga till en eller flera objekt (sammanfogningsfält). Det åstadkoms genom att klicka på knappen <inlinemediaobject
|
|
><imageobject
|
|
> <imagedata fileref="addentry.png" format="PNG" align="center"/></imageobject
|
|
></inlinemediaobject
|
|
> (<guilabel
|
|
>Lägg till objekt</guilabel
|
|
>, tredje knappen från höger i verktygsraden). En liten dialogruta visas. Skriv in ett beskrivande namn på objektet i dialogrutan (Namn, Adress, Att betala, etc.). </para>
|
|
<note
|
|
><para
|
|
>Det här är objektets namn, och inte data som objektet innehåller.</para
|
|
></note>
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
>, så läggs objektet till på kortet.</para>
|
|
<para
|
|
>Upprepa processen till alla önskade poster syns på det första kortet.</para>
|
|
<para
|
|
>Om du vill ta bort ett objekt, klicka helt enkelt en gång på objektets namn med vänster musknapp, och välj <inlinemediaobject
|
|
><imageobject
|
|
> <imagedata fileref="delentry.png" format="PNG" align="center"/></imageobject
|
|
></inlinemediaobject
|
|
> (<guilabel
|
|
>Ta bort objekt</guilabel
|
|
>). </para>
|
|
<warning
|
|
><para
|
|
>Se till att vara <emphasis
|
|
>helt</emphasis
|
|
> säker på att du har valt rätt objektnamn. Så fort du talar om för &kword; att objektet ska tas bort, så tas objektet <emphasis
|
|
>och all data i objekten omedelbart bort</emphasis
|
|
>. Du får inte möjlighet att stoppa eller ångra åtgärden när den väl har utförts.</para
|
|
></warning>
|
|
|
|
</sect4>
|
|
<sect4 id="mail-merge-internal-data-value"
|
|
><title
|
|
>Skriva in data i tabellen</title>
|
|
<para
|
|
>Nu när strukturen för data är definierad, kan du skriva in data i posterna.</para>
|
|
<para
|
|
>Längst upp i dialogrutan finns fyra knappar som omger en ruta. Rutan anger nuvarande postnummer. Alla poster numreras i ordningen de läggs till med början på nummer 1. Du kan använda rutan för att direkt gå till önskad post, eller pilarna för att flytta dig grafiskt genom listan med poster.</para>
|
|
|
|
<informaltable>
|
|
<tgroup cols="2">
|
|
<thead>
|
|
<row
|
|
><entry
|
|
>Knapp</entry
|
|
><entry
|
|
>Åtgärd</entry
|
|
></row>
|
|
</thead
|
|
><tbody>
|
|
<row
|
|
><entry
|
|
><inlinemediaobject
|
|
><imageobject
|
|
><imagedata fileref="beginning.png" format="PNG"/></imageobject
|
|
></inlinemediaobject
|
|
></entry
|
|
><entry
|
|
>Gå direkt till första posten</entry
|
|
></row>
|
|
<row
|
|
><entry
|
|
><inlinemediaobject
|
|
><imageobject
|
|
><imagedata fileref="back.png" format="PNG"/></imageobject
|
|
></inlinemediaobject
|
|
></entry
|
|
><entry
|
|
>Gå bakåt en post</entry
|
|
></row>
|
|
<row
|
|
><entry
|
|
><inlinemediaobject
|
|
><imageobject
|
|
><imagedata fileref="forward.png" format="PNG"/></imageobject
|
|
></inlinemediaobject
|
|
></entry
|
|
><entry
|
|
>Gå framåt en post</entry
|
|
></row>
|
|
<row
|
|
><entry
|
|
><inlinemediaobject
|
|
><imageobject
|
|
><imagedata fileref="end.png" format="PNG"/></imageobject
|
|
></inlinemediaobject
|
|
></entry
|
|
><entry
|
|
>Gå till den sista posten i datamängden</entry
|
|
></row>
|
|
</tbody>
|
|
</tgroup>
|
|
</informaltable>
|
|
|
|
<para
|
|
>För att skriva in data, placera markören i textrutan till höger om objektets namn, och skriv in data. (&kword; använder <quote
|
|
>Inget värde</quote
|
|
> som förvalt innehåll för alla objekt i nyskapade poster.)</para>
|
|
<para
|
|
>Klicka på knappen <inlinemediaobject
|
|
><imageobject
|
|
> <imagedata fileref="addrecord.png" format="PNG" align="center"/></imageobject
|
|
></inlinemediaobject
|
|
> för att lägga till en post.</para>
|
|
<para
|
|
>Klicka på knappen <inlinemediaobject
|
|
><imageobject
|
|
> <imagedata fileref="delrecord.png" format="PNG" align="center"/></imageobject
|
|
></inlinemediaobject
|
|
> för att ta bort en post.</para>
|
|
<warning
|
|
><para
|
|
>Var försiktig när du tar bort poster. När en post väl är borttagen, kan den inte återfås.</para
|
|
></warning>
|
|
<para
|
|
>Fortsätt att skriva in data, till datamängden är komplett.</para
|
|
>
|
|
<para
|
|
>Efter datamängden är komplett, klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
> för att spara ändringarna i den. Då visas huvuddialogrutan för att sammanfoga brev:</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guibutton
|
|
>Stäng</guibutton
|
|
>. Nu är det dags att lägga till sammanfogningsfälten i dokumentet.</para>
|
|
|
|
</sect4>
|
|
|
|
</sect3>
|
|
|
|
<sect3 id="mail-merge-fields">
|
|
<title
|
|
>Lägga till sammanfogningsfält i dokumentet</title>
|
|
<para
|
|
>Nu när &kword; känner till de värden som är tillgängliga i datakällan, kan du lägga till sammanfogningsfälten i dokumentet.</para>
|
|
<para
|
|
>Ett sammanfogningsfält är en platsmarkör i dokumentet. Platsmarkören ersätts med innehållet i objektet för den individuella posten, i varje anpassat dokument.</para>
|
|
|
|
<sect4 id="mail-merge-field-insert">
|
|
<title
|
|
>Lägga till ett sammanfogningsfält</title>
|
|
<indexterm
|
|
><primary
|
|
>sammanfoga brev</primary
|
|
><secondary
|
|
>lägga till ett sammanfogningsfält</secondary
|
|
></indexterm>
|
|
|
|
<para
|
|
>För att lägga till ett sammanfogningsfält, placera markören på önskad plats i dokumentet. Välj <menuchoice
|
|
><guimenu
|
|
>Infoga</guimenu
|
|
><guimenuitem
|
|
>Variabel</guimenuitem
|
|
><guimenuitem
|
|
>Sammanfoga brev...</guimenuitem
|
|
></menuchoice
|
|
> i menyraden. En lista med tillgängliga objekt visas. Välj önskat objekt, och klicka på <guibutton
|
|
>Ok</guibutton
|
|
>.</para>
|
|
<para
|
|
>Sammanfogningsfältet infogas på markörens nuvarande plats. Sammanfogningsfältet omges med hakar.</para>
|
|
<para
|
|
>Du kan placera markören på en ny plats i dokumentet och infoga en ny platsmarkör. När du är klar med att infoga platsmarkörer, kan du fortsätta med att skriva ut dokumentet.</para>
|
|
</sect4>
|
|
|
|
<sect4 id="mail-merge-field-delete">
|
|
<title
|
|
>Ta bort ett sammanfogningsfält</title>
|
|
<indexterm
|
|
><primary
|
|
>sammanfoga brev</primary
|
|
><secondary
|
|
>ta bort ett sammanfogningsfält</secondary
|
|
></indexterm>
|
|
|
|
<para
|
|
>Du kan ta bort ett sammanfogningsfält på två sätt.</para>
|
|
|
|
<itemizedlist>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Placera markören i slutet av sammanfogningsfältet och tryck på tangenten Backsteg. </para
|
|
></listitem>
|
|
<listitem
|
|
><para
|
|
>Placera markören i början av sammanfogningsfältet, och tryck på tangenten <keycap
|
|
>Delete</keycap
|
|
>. </para
|
|
></listitem>
|
|
</itemizedlist>
|
|
|
|
</sect4>
|
|
</sect3>
|
|
|
|
<sect3 id="mail-merge-print">
|
|
<title
|
|
>Förhandsgranska och skriva ut sammanfogade dokument</title>
|
|
<indexterm
|
|
><primary
|
|
>sammanfoga brev</primary
|
|
><secondary
|
|
>sammanfoga data och text</secondary
|
|
></indexterm>
|
|
|
|
<para
|
|
>När du väl har lagt till alla sammanfogningsfält som du vill ha, är du redo att förhandsgranska och skriva ut anpassade dokument.</para>
|
|
<sect4 id="mail-merge-print-preview">
|
|
<title
|
|
>Förhandsgranska dokumenten innan utskrift</title>
|
|
<para
|
|
>Välj <menuchoice
|
|
> <guimenu
|
|
>Verktyg</guimenu
|
|
><guimenuitem
|
|
>Anpassa sammanfoga brev...</guimenuitem
|
|
></menuchoice
|
|
> i menyraden för att förhandsgranska dokumentet. En dialogruta visas.</para>
|
|
|
|
<screenshot>
|
|
<mediaobject>
|
|
<imageobject>
|
|
<imagedata fileref="mmerge1.png" format="PNG"/></imageobject>
|
|
</mediaobject>
|
|
</screenshot>
|
|
|
|
<para
|
|
>Klicka på <guilabel
|
|
>Förhandsgranskning av utskrift...</guilabel
|
|
>. Du kan se det slutliga utseendet på de anpassade dokumenten innan du skriver ut dem.</para>
|
|
</sect4>
|
|
<sect4 id="mail-merge-print-printing">
|
|
<title
|
|
>Skriva ut anpassade dokument.</title>
|
|
<para
|
|
>Anpassade dokument skrivs ut med samma metod som vanliga dokument. För mer information om utskrift, se avsnittet <link linkend="printing"
|
|
>Skriva ut dokument</link
|
|
>.</para>
|
|
</sect4>
|
|
</sect3>
|
|
</sect2>
|
|
</sect1>
|